Automatische Abläufe

Einiges erledigt die Anwendung von selbst. Die Läufe stecken im Server – es braucht keinen externen Cron-Job und keine zusätzliche Einrichtung.

Die Tagesläufe

Uhrzeit	Lauf	Wirkung
02:30	NAMI-Abgleich	Schreibt zuerst die vorgemerkten Änderungen nach NAMI, holt danach den Stand von dort – sofern eingeschaltet
03:00	Wartelisten-Aufrücken	Verschiebt Einträge, die das Aufrück-Alter erreicht haben, in die nächste Stufe
03:20	Veranstaltungen automatisch archivieren	Legt Veranstaltungen X Tage nach ihrem Ende ins Archiv – sofern eingeschaltet. Löscht selbst nichts
03:30	Aufbewahrungs-/Löschlauf	Löscht bzw. anonymisiert nach den konfigurierten Fristen
04:00	Dokumente-Abgleich	Gleicht den Dokumentenbereich mit dem Speicher ab
04:30	Papierkorb der Veranstaltungen	Löscht endgültig, was länger als 30 Tage im Papierkorb liegt
04:40	Papierkorb der Packlisten	Dasselbe für Packlisten
04:45	ToDo-Papierkorb	Löscht Karten endgültig, die länger als die eingestellte Frist im Papierkorb liegen (Standard 30 Tage)
04:50	Leitungsplanungen	Löscht Planungen, deren Aufbewahrungsfrist seit dem Abschluss abgelaufen ist
05:00	Schnittstellen-Abgleich	Gleicht die API-Freischaltung ab und warnt vor ablaufenden Zugangsschlüsseln
05:30	Nextcloud-Benutzerabgleich	Legt Konten der zugeordneten Gruppen an und deaktiviert weggefallene – sofern eingeschaltet
07:00	Gebündelte Benachrichtigungen (täglich)	Versendet die auf 1× täglich gestellten Benachrichtigungen
07:15 (montags)	Gebündelte Benachrichtigungen (wöchentlich)	Dasselbe für 1× wöchentlich
07:30	ToDo-Fristerinnerungen	Schreibt zuständige und erstellende Person an, wenn der eingestellte Vorlauf erreicht ist
08:00	Nachweis-Erinnerungen	Schreibt Personen mit offenen Nachweisen an – sofern eingeschaltet
08:15	Nachweis-Anforderungen	Fordert Nachweis-Typen an, die dafür eingerichtet sind
08:30	Zahlungserinnerungen	Mahnt offene Beiträge nach den eingestellten Stufen
09:00	Geburtstagsmails	Verschickt Geburtstagsgrüße nach den Mitglieder-Einstellungen

Die Uhrzeiten gelten in der Zeitzone des Servers

Sie stehen beim Start in der ersten Zeile des Server-Logs, zusammen mit der erkannten Zeitzone. Läuft der Container ohne Zeitzone, arbeitet der 03:00-Lauf in UTC – im Sommer also um 5 Uhr Ortszeit.

Warum der NAMI-Abgleich vor allen anderen steht

Warteliste (03:00), Nachweise (08:00) und Zahlungserinnerungen (08:30) rechnen mit den Mitgliederdaten. Was nachts aus NAMI hereinkommt, soll in den Mails desselben Morgens schon enthalten sein.

Läufe, die nicht am Tagesplan hängen

Drei Dinge dürfen nicht bis zur nächsten Nacht warten. Sie laufen deshalb in kurzem Takt und unabhängig vom Tages-Zeitplan – auch dort, wo dieser abgeschaltet ist (siehe unten).

Takt	Lauf	Wirkung
jede Minute	Warteschlange des Mailversands	Verschickt, was der Mailserver zunächst nicht angenommen hat. Die Abstände wachsen von 1 Minute auf 12 Stunden; nach 7 Tagen bleibt die Mail als fehlgeschlagen stehen, statt still zu verschwinden
alle 15 Minuten	Rückläufer-Postfach	Holt Unzustellbarkeitsmeldungen aus dem eingerichteten IMAP-Postfach – sofern eingerichtet
alle 10–15 Sekunden	Kontoauszug-Import und Belegerkennung	Arbeitet hochgeladene Dateien und Belegfotos ab, sobald sie da sind

Eine tote Adresse will man am selben Tag sehen

Der Rückläufer-Abruf ist bewusst kein Tageslauf: Wer morgens einen Rundbrief verschickt, soll mittags wissen, welche drei Adressen nicht mehr gehen – und nicht erst am nächsten Tag. Erkannte Rückläufer werden im Postfach als gelesen markiert, alles andere bleibt unangetastet liegen.

Von Hand anstoßen

Fast jeder Lauf lässt sich zusätzlich manuell auslösen – praktisch zum Testen und wenn etwas nicht warten soll:

Lauf	Wo
Wartelisten-Aufrücken	Warteliste → Aufrücken jetzt prüfen
Nachweis-Erinnerungen	Nachweise → Erinnerungen versenden
Löschlauf	Einstellungen → Aufbewahrung → Löschlauf starten
Zahlungserinnerungen	Beiträge → Denselben Lauf sofort ausführen, den der Zeitplan täglich startet
Geburtstagsprüfung	Mitglieder-Einstellungen
NAMI-Abgleich	Mitglieder-Einstellungen → Jetzt importieren; die Gegenrichtung über Jetzt übertragen oder Probelauf
Mail-Warteschlange	Mails → Warteschlange → Alle jetzt versuchen
Rückläufer-Postfach	Mails → Rückläufer-Postfach → Rückläufer abholen

Automatik und Knopf verhalten sich unterschiedlich

Der automatische Nachweis-Lauf überspringt Personen, die kürzlich schon erinnert wurden. Der Knopf sendet bewusst an alle Betroffenen. Dasselbe Muster findet sich bei den Zahlungserinnerungen.

Voraussetzungen

Alles, was Mails verschickt, braucht eine funktionierende SMTP-Konfiguration. Ohne sie laufen die Jobs zwar, es kommt aber nichts an.

Zusätzlich müssen die jeweiligen Automatiken eingeschaltet sein – Erinnerungen automatisch versenden bei den Nachweisen, Erinnerungen automatisch verschicken bei den Beiträgen, Nächtlicher Abgleich bei NAMI.

Der Rückläufer-Abruf braucht etwas Eigenes: ein IMAP-Postfach (Einstellungen → Mails → Rückläufer-Postfach). Gemeint ist das Postfach, in dem die Unzustellbarkeitsmeldungen landen – in der Regel die Adresse, von der aus verschickt wird. Ohne diese Angaben tut der Lauf schlicht nichts.

Wenn nichts passiert

Prüfe der Reihe nach:

1. Ist die Automatik eingeschaltet?
2. Steht die SMTP-Konfiguration? (Testmail schicken)
3. Bringt der manuelle Start ein Ergebnis? Meldet er „Aktuell wäre niemand dran", arbeitet der Lauf korrekt – es gibt schlicht nichts zu tun.
4. Läuft die Instanz durchgehend? Ein Server, der nachts aus ist, verpasst seine Läufe.

Bei NAMI und beim Rückläufer-Postfach steht das Ergebnis des letzten Laufs an der jeweiligen Karte: Zeitpunkt, Ergebnis und der Fehlertext. Das ist der schnellste Weg zur Antwort – ein Zugang, der seit Wochen nicht mehr funktioniert, sieht von außen genauso aus wie „es gab nichts zu tun".

Der Zeitplan lässt sich beim Start der Anwendung abschalten (SCHEDULER_ENABLED=false) – in Test- und Demo-Umgebungen ist das üblich. Betroffen sind nur die Tagesläufe; die Warteschlange des Mailversands, der Rückläufer-Abruf und die Import-Läufe arbeiten weiter. Sie beanspruchen jede Aufgabe einzeln und kommen sich deshalb auch dann nicht in die Quere, wenn mehrere Container laufen – genau dafür wird der Tages-Zeitplan in solchen Aufbauten abgeschaltet.