Mitglieder

Adresse: /mitglieder · Recht: Kontakte & Verteiler verwalten (contacts.manage)

Die Mitgliederverwaltung führt alle Personen des Vereins – mit Stammdaten, Gruppen, Familienverknüpfungen, Beiträgen und Historie.

Die Liste

Drei Bereiche stehen zur Auswahl:

Bereich	Inhalt
Mitgliedschaftsanträge	Eingänge aus dem öffentlichen Aufnahmeformular, noch zu bestätigen
Aktive Mitglieder	Der laufende Bestand
Ausgetretene Mitglieder	Beendete Mitgliedschaften

Über Filtern und suchen wird nach Name, Nummer und Adresse gesucht; Sortieren ordnet die Liste. Filtern lässt sich unter anderem nach Gruppe/Stufe, Labels und Zahlungsstatus; zurücksetzen räumt alle Filter ab.

Spalten anpassen

Die angezeigten Spalten sind konfigurierbar (Liste anpassen) – von Straße über Fälligkeit Beitrag bis Ernährung und Unverträglichkeiten. So sieht die Küchenleitung vor dem Lager genau die Spalten, die sie braucht.

Statistik

Eingeblendet werden Auswertungen wie Zahlungsstatus und Geschlechterverteilung.

Sammelaktionen

Mit den Kästchen mehrere Personen wählen, dann:

• Mail an alle – übergibt die Auswahl an den Mailbereich
• Exportieren …
• Label zuweisen …
• Zu Gruppe hinzufügen …
• Löschen
• Auswahl aufheben

Mitglied anlegen und bearbeiten

Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Mitglieds-Dialog mit mehreren Reitern: Übersicht, Gruppen, Beiträge, Nachweise, Portal-Zugang, Verlauf.

:::note Beim Anlegen „Das neue Mitglied erhält keine automatische Mail." Willkommensmails verschickst du bewusst über den Mailbereich oder über die automatischen Mails in den Mitglieder-Einstellungen. :::

Persönliche Angaben

Feldgruppe	Felder
Name	Vorname, Nachname
Kontakt	E-Mail, Zweite E-Mail als CC (optional), mehrere Telefonnummern mit Typ (z. B. Eltern)
Adresse	Straße und Hausnummer, Adresszusatz (optional), PLZ, Ort, Land
Person	Geburtsdatum, Ansprache / Geschlecht (männlich, weiblich, nonbinär, keine Angabe, Selbst festlegen)
Mitgliedschaft	Mitgliedsnummer, Beitrittsdatum, Austrittsdatum
Labels	Frei vergebbare Etiketten
Notizen	Freitext

Gesundheitsangaben

Ernährung, Unverträglichkeiten, Gesundheitsinfos und Schwimmen (z. B. Seepferdchen).

:::caution Besonders geschützte Daten „Gesundheitsangaben sind freiwillig und besonders geschützt (Art. 9 DSGVO)." Erhebe nur, was ihr für die Fahrt wirklich braucht, und beschränke den Zugriff über die Rechte. :::

Bankverbindung und Beitrag

Zahlungsart (u. a. Überweisung), IBAN, BIC, Kontoinhaber:in, SEPA-Mandat mit Mandatsreferenz.

Der Beitrag ergibt sich aus der zugewiesenen Beitragsstufe; mit Individueller Betrag lässt er sich überschreiben – „Leer lassen, um den Betrag der Beitragsstufe zu verwenden." Möglich sind jährlich, halbjährlich und vierteljährlich.

Gruppen und Gruppen-Historie

Ein Mitglied kann mehreren Gruppen angehören; eine davon ist die Primäre Gruppe.

Die Gruppen-Historie hält fest, wer wann in welcher Stufe war – mit Von/Bis („Leer lassen, solange die Zuordnung läuft.") und einem Vermerk wie Stufenwechsel. Zeiträume lassen sich nachtragen, bearbeiten und löschen.

Familie

Über Familie werden Personen gegenseitig verknüpft – Geschwister, Eltern, sogar Großeltern. Die Verknüpfung ist die Grundlage für Familienrabatte bei den Beiträgen.

„Speichere das Mitglied zuerst – danach kannst du Familienmitglieder verknüpfen."

Weitere Reiter

• Nachweise – „Führungszeugnis & befristete Nachweise dieser Person", siehe Nachweise. Ist nichts erforderlich, steht dort „Für dieses Mitglied sind keine Nachweise erforderlich oder erfasst."
• Beiträge – die Beitragshistorie
• Portal-Zugang – siehe Mitgliederportal
• Verlauf – „Änderungen an diesem Mitglied"

Datenauskunft

Die Schaltfläche „Alle zu dieser Person gespeicherten Daten als JSON herunterladen" erzeugt die Auskunft nach Art. 15 DSGVO / § 17 KDG – ein Klick statt einer Nachmittagsarbeit.

Aufnahme, Kündigung, Löschung

Vorgang	Wirkung
Mitgliedschaft bestätigen	Aus einem Antrag wird ein aktives Mitglied
Kündigen	Öffnet den Kündigungsdialog mit Datum der Kündigung – „nachträglich anpassbar"
Löschen	„Mitglied endgültig löschen? Dies kann nicht rückgängig gemacht werden."

:::tip Kündigen statt löschen Ausgetretene bleiben mit Kündigungsdatum erhalten – wichtig für Beitragsabrechnung, Statistik und Nachweispflichten. Löschen ist nur richtig, wenn jemand die Löschung seiner Daten verlangt. :::

Stammdaten-Konfiguration

Die Einstellungen der Mitgliederverwaltung enthalten:

• Gruppen/Stufen – anlegen, umbenennen, sortieren (Ziehgriff), löschen
• Mitgliedsbeiträge – Beitragsstufen mit Betrag und Rhythmus, dazu eine Standard-Beitragsstufe
• Beitragsregeln – Familienrabatte und Sonderfälle (siehe unten)
• Labels – frei definierbare Etiketten
• Eigene Felder – zusätzliche Felder am Mitglied („Optionen durch Komma getrennt (z. B. Rot, Grün, Blau)")
• Automatische Mails – z. B. „Erhalten Mitglieder, wenn ihre Mitgliedschaft bestätigt wurde", mit Testversand an die eigene Adresse
• Aufnahmeformular – Formular-Baukasten und öffentlicher Link
• NAMI-Import – siehe unten

Beitragsregeln

Regeln passen den Beitrag automatisch an. Je Regel gibt es:

• Gilt für – z. B. „Personen, die als Familie verknüpft sind" oder „Nur Personen ohne Gruppe"
• Bedingungen – Alter zu Beginn / Alter am Ende, Beitritt im Abrechnungszeitraum, Ab Datum, Einschränkung auf Gruppen
• Wirkung – Betrag erhöhen / reduzieren oder einen festen Betrag (€) setzen („Setzt den Beitrag auf diesen festen Wert – spätere Regeln rechnen darauf weiter.")

Die Reihenfolge zählt: Regeln werden von oben nach unten angewandt und lassen sich über Nach oben / Nach unten sortieren.

„Gezählt wird nach Alter: die älteste Person der Familie ist Nr. 1." – so entstehen Staffelungen wie erstes Kind voll, zweites Kind halber Beitrag. „Personen ohne Geburtsdatum werden ausgenommen."

Mitglieder-Import

Der Import funktioniert wie der Material-Import: Datei wählen → Spalten zuordnen → Vorschau → importieren.

Besonderheiten:

• Pflicht ist mindestens Vorname, Nachname oder Name.
• Gruppe für Zeilen ohne Gruppen-Spalte lässt sich vorgeben.
• Status der importierten Mitglieder: Aktives Mitglied oder Antrag (noch zu bestätigen).
• Bereits vorhandene Personen überspringen verhindert Dubletten.
• Die Vorschau meldet Ohne Namen übersprungen, Schon vorhanden und Neue Gruppen.
• Unlesbare Datumsangaben führen nicht zum Abbruch: „… haben ein unlesbares Datum – dort bleibt das Feld leer."

Nach dem Lauf: Weitere Datei importieren oder Schließen.

Öffentliches Aufnahmeformular

Modul: muss eingeschaltet sein · Adresse: /mitglied-werden/:token

Der Formular-Baukasten stellt das Formular aus Bausteinen zusammen – Standardfelder (Vorname, Nachname, Adresse, IBAN, BIC, Kontoinhaber:in), Überschriften, eigene Felder mit Hilfetext (optional) und Optionen (eine pro Zeile). Formular öffnen ↗ zeigt die Vorschau, Auf Standard zurücksetzen stellt das Ausgangsformular wieder her.

Über Neuen Link erzeugen entsteht ein neuer Token – „Neuen Link erzeugen? Der alte Link wird ungültig."

Eingegangene Formulare landen als Mitgliedschaftsantrag in der Liste und warten auf Bestätigen.

NAMI-Anbindung

Für DPSG-Stämme lassen sich Mitglieder aus NAMI übernehmen.

Einzutragen sind die Gruppierungsnummer („Die Nummer deines Stammes/deiner Gruppierung in NAMI."), der NAMI-Benutzer (Mitgliedsnummer) und das NAMI-Passwort („Wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt."). Danach NAMI-Import aktiviert setzen und die Verbindung testen.

Über Zuordnung der Tätigkeiten wird festgelegt, welche NAMI-Tätigkeit zu welcher Gruppe und welchem Label führt; eine Auffangregel „fängt alles Übrige ab".

Mitglieder übernehmen startet den Abgleich. Der Bericht nennt:

• Neu angelegt:
• Übersprungen (nicht aktiv):
• Zeiträume aus Tätigkeiten:
• Tätigkeiten fremder Gruppierungen übergangen:
• Fehlerdetails anzeigen

:::info Nur lesend Der NAMI-Import liest ausschließlich – es werden keine Daten nach NAMI zurückgeschrieben. Der Abgleich erfolgt über die NAMI-ID. :::