Mitgliederportal

Adressen: /portal-zugaenge (Verwaltung), /portal (für Mitglieder) Modul: muss eingeschaltet sein · Recht: Portal-Zugänge & Änderungswünsche verwalten (portal.manage)

Das Portal gibt Mitgliedern und Eltern einen eigenen, streng begrenzten Zugang: eigene Daten einsehen, Beiträge nachvollziehen, Rundmails nachlesen, Änderungen vorschlagen.

Es ist bewusst ein eigener Bereich außerhalb der Verwaltung – wer sich am Portal anmeldet, sieht nie die Verwaltungsoberfläche.

Portal-Zugänge verwalten

Adresse: /portal-zugaenge

Die Übersicht gliedert sich in Statuskategorien: Aktiv, Eingeladen, Gesperrt, Ohne Zugang. Gesucht wird über Name oder E-Mail suchen….

Ein Konto anlegen

Ein Portal-Konto gehört zu einer E-Mail-Adresse und kann mehrere Personen freigeben – der klassische Fall sind Eltern mit zwei Kindern im Verein.

1. Portal-Zugang einladen wählen.
2. E-Mail-Adresse eintragen; fehlt sie am Mitglied, hilft E-Mail nachtragen.
3. Die freizugebenden Personen zuordnen (Freigegebene Personen).
4. Einladung versenden. Einladungslink erneut senden wiederholt sie.

Gibt es zu der Adresse schon ein Konto, meldet die Anwendung „Zum vorhandenen Konto hinzugefügt (keine Einladung nötig)".

Wer noch keinen Zugang hat

Der Abschnitt Mitglieder ohne Zugang listet „Aktive Mitglieder, die auf keinem Konto freigegeben sind." Sind alle angebunden: „Alle sind angebunden." Zusätzlich macht die Anwendung Zuordnungs-Vorschläge, etwa anhand gleicher Nachnamen und Adressen.

:::caution Ein Konto ohne freigegebene Person ist nutzlos

Dieses Konto kann sich anmelden, sieht danach aber nichts. Über „Personen" freigeben oder das Konto löschen. :::

Sperren und löschen

Sperren und Einladen laufen zusätzlich über Benutzer & Rechte. Beim Löschen eines Kontos gilt:

• „Die Mitglieder selbst bleiben bestehen und können neu eingeladen werden."
• „Noch nicht eingelöste Einladungslinks werden ungültig."

Verwaltungskonten, die zusätzlich fürs Portal freigegeben sind, tragen den Vermerk „Verwaltungskonto, das zusätzlich fürs Portal freigegeben ist".

Änderungswünsche

Der Abschnitt Offene Änderungswünsche ist das Herzstück des Self-Service: Mitglieder schlagen Korrekturen vor, ihr entscheidet.

Je Wunsch siehst du den alten und den neuen Wert und wählst Übernehmen oder Ablehnen – die Meldung lautet „Änderung übernommen" bzw. „Änderung abgelehnt". Liegt nichts an: „Nichts zu tun – Es liegen keine offenen Änderungswünsche vor."

:::tip Warum nicht direkt ändern lassen? Adresse und Bankverbindung hängen an Beiträgen und Post. Der Zwischenschritt kostet zwei Klicks und verhindert, dass ein Tippfehler die Lastschrift scheitern lässt. Anders bei Gesundheitsangaben – die übernimmt das Portal sofort, weil dort die Familie die verlässlichere Quelle ist. :::

Das Portal aus Sicht der Mitglieder

Adresse: /portal

Anmelden

Eigene Anmeldeseite mit E-Mail und Passwort, dazu Passwort vergessen?. Der Hinweis darunter: „Zugänge werden von der Gruppenleitung eingerichtet." – niemand kann sich selbst registrieren.

Sind mehrere Personen freigegeben, wählt man oben aus, um wen es gerade geht („Über den Umschalter oben wechselst du zwischen den freigegebenen Personen.").

Übersicht

Begrüßung, Aktuelle Veranstaltungen mit Anmeldung offen und Zur Anmeldung, Eure Gruppen sowie Infos der Leitung – „Infos an diese Stufen erscheinen automatisch hier." Ohne Termine: „Sobald die Leitung neue Termine veröffentlicht, erscheinen sie hier."

Postfach

Nachrichten zeigt „Alle Mails der Leitung an euch, zum Nachlesen." – gespiegelte Rundmails samt Anhängen. Voraussetzung: Die Mail wurde beim Versand als im Portal nachlesbar markiert.

Beiträge

„Eure Zahlungen im Überblick." – Offene Beiträge, Bereits bezahlt, Fristen und gegebenenfalls Erstattung an euch.

Der Abschnitt So überweist ihr liefert alles für die Zahlung: Empfänger, IBAN, Betrag, Verwendungszweck – und einen QR-Code mit den Überweisungsdaten, den Banking-Apps direkt einlesen. Ist alles beglichen: „Alles bezahlt."

Meine Daten

Drei Blöcke mit unterschiedlichen Regeln:

Block	Verhalten
Persönliche Daten & Kontakt	„Diese Angaben prüft die Gruppenleitung, bevor sie übernommen werden." → Änderung vorschlagen
Gesundheit & Notfall	„Diese Angaben werden sofort übernommen – ihr seid hier die Quelle."
Einwilligungen	„Jederzeit widerrufbar – die Änderung gilt sofort."

Gepflegt werden unter anderem Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Stufe / Gruppe, E-Mail, Telefon, Adresse, Notfallkontakt mit Verhältnis, Essenswunsch, Unverträglichkeiten und „Weitere Hinweise für die Leitung" (z. B. Medikamente, was im Notfall zu beachten ist).

Unten steht der Datenschutzhinweis: „Eure Daten werden nur innerhalb des Stammes verwendet (DSGVO)."

Ein vorgeschlagener Wert wird mit „Änderung zur Freigabe gemeldet" quittiert.

Der Weg zurück in die Verwaltung

Wer ein Verwaltungskonto hat, das zusätzlich fürs Portal freigegeben ist, findet in der Seitenleiste den Punkt Mitgliederbereich – und im Portal umgekehrt Zur Verwaltung.