Leitungsteams

Adresse: /leitungsteams Rechte: Leitungsplanungen einsehen (leitungsteams.read), Planungen anlegen, Personen erfassen & berechnen (leitungsteams.manage), Teamgrößen, Regeln & Aufbewahrung verwalten (leitungsteams.config)

Erweiterung

Leitungsteams sind ein optionales Modul und ab Werk ausgeschaltet. Einschalten unter Einstellungen → Erweiterungen. Solange es aus ist, gibt es weder den Menüpunkt noch die Adresse – auch für Administratoren nicht.

Einmal im Jahr steht dieselbe Frage an: Wer leitet im kommenden Jahr welche Stufe? Beantwortet wird sie meistens auf einem Flipchart – Namen auf Zettel, Zettel unter Überschriften. Und irgendwann merkt jemand, dass in einem Team niemand Erfahrung hat oder zwei Leute nebeneinander stehen, die ausdrücklich nicht miteinander wollten.

Dieser Bereich hält deshalb nicht nur das Ergebnis fest, sondern die Entscheidungsgrundlage: wer zur Auswahl stand, was sich wer gewünscht hat und welche Regeln galten. Das Ergebnis lässt sich daraus jederzeit neu rechnen – umgekehrt nicht.

Der Ablauf in fünf Schritten

1. Planung anlegen – Name, Zielgruppen (die zu bildenden Teams) und Quellgruppen (woher die Leitenden kommen dürfen).
2. Personen aufnehmen – wer kommt überhaupt in Frage.
3. Angaben je Person – Wünsche, mit wem gern, mit wem nicht, zum ersten Mal dabei.
4. Rechnen lassen – Leitungssituation erstellen.
5. Nachbessern und abschließen – einzelne Teams fixieren, den Rest neu rechnen, Personen von Hand umsetzen.

Die Übersicht

Eine Planung wird einmal im Jahr gemacht – die Liste ist entsprechend kurz. Jede Karte zeigt den Status (Entwurf oder Abgeschlossen) und die drei Zahlen, auf die es ankommt: Teams, Personen und wie viele davon verplant sind.

„Fertig" heißt dabei: Jede aufgenommene Person steht in einem Team. Das ist nicht dasselbe wie alle Regeln erfüllt – das rechnet die Planung selbst aus und zeigt es dort.

Über die Kopfzeile erreichst du Neue Planung, die Einstellungen und den Papierkorb.

Duplizieren legt eine Kopie an: Personen, Wünsche und Ausschlüsse werden übernommen, das Ergebnis nicht. Genau so ist es gemeint – die Kopie ist der zweite Anlauf mit denselben Leuten, nicht die zweite Fassung derselben Aufteilung.

Ziel- und Quellgruppen

Beides sind Gruppen aus der Mitgliederverwaltung, aber sie beantworten verschiedene Fragen:

	Bedeutung
Zielgruppen	Für diese Gruppen werden Teams gebildet. Jede Zielgruppe ist ein Team.
Quellgruppen	Aus diesen Gruppen dürfen Personen aufgenommen werden.

Getrennt sind sie, weil der Normalfall genau so aussieht: Teams entstehen für Wölflinge, Juffis und Pfadis – die Personen dafür kommen aus Juffis, Pfadis, Rovern und der Leiterrunde. Wären es dieselben Listen, ließe sich das nicht abbilden.

Über Bearbeiten in der Karte Gruppen lassen sie sich später ändern. Zwei Auswirkungen nennt der Dialog vorher, statt sie stillschweigend auszuführen:

• Eine abgewählte Zielgruppe nimmt ihr Team mit. Die Personen bleiben in der Planung, ihre Wünsche auf diese Gruppe nicht.
• Eine abgewählte Quellgruppe entfernt niemanden, der schon aufgenommen ist. Sie schränkt nur ein, wer noch dazukommen kann.

Je Zielgruppe stehen Mindest- und Höchstzahl der Leitenden. Vorbelegt sind sie aus den Einstellungen, hier lassen sie sich für diese eine Planung überschreiben – ein Wölflingsrudel braucht mehr Leitende als eine Roverrunde.

Personen aufnehmen

Personen aufnehmen zeigt alle Kandidatinnen und Kandidaten aus den Quellgruppen, mit Suchfeld. Aufgenommen wird zunächst nur der Name – Wünsche kommen danach.

Der Grund ist der Ablauf: Erst steht fest, wer überhaupt in Frage kommt, dann wird mit den Leuten gesprochen. Beides in einem Formular zu verlangen hieße, den ersten Schritt so lange aufzuschieben, bis der zweite fertig ist.

Wer schon dabei ist, bleibt in der Liste sichtbar – ausgegraut statt verschwunden, sonst sucht man zweimal nach derselben Person.

Angaben je Person

Ein Klick auf das Stift-Symbol in der Personenliste öffnet die Angaben, in der Reihenfolge, in der die Fragen im Gespräch fallen:

Angabe	Bedeutung
1., 2., 3. Wunsch	Gruppenwünsche in Rangfolge. Jede Gruppe höchstens einmal, keine Lücke (kein 2. ohne 1.).
Gruppe egal	Die Person nimmt jede Gruppe. Schließt Wünsche aus – die Felder werden ausgegraut.
Gern mit	Wunsch-Mitleitende. Ein weicher Wunsch.
Nicht mit	Ausschluss. Die beiden landen nie im selben Team.
Zum ersten Mal dabei	Gilt für diese Planung – in der nächsten ist es oft schon nicht mehr wahr.
Vermerk	Freitext für alles, was keine Regel ist.

„Gern mit" und „nicht mit" wirken in beide Richtungen, auch wenn nur eine Seite es eingetragen hat. Ein Ausschluss, der nur in eine Richtung gilt, wäre keiner – „ich will nicht mit ihr" und „sie will nicht mit mir" beschreiben dieselbe Situation im selben Raum.

Regeln

Streng getrennt sind harte Regeln und weiche Wünsche, weil sie verschiedene Fragen beantworten.

Hart: Darf diese Aufteilung überhaupt sein?

Eine Verletzung ist ein Fehler, kein Kompromiss. Eine solche Aufteilung wird nie ausgegeben – stattdessen meldet die Berechnung, dass es keine gibt.

• Mindest- und Höchstzahl je Team
• Mindestens X erfahrene Personen je Team
• Höchstens X unerfahrene Personen je Team
• Mindestens X weibliche bzw. männliche Personen je Team
• Ausschlüsse zwischen zwei Personen
• Eine Person steht in höchstens einem Team

Jede der Erfahrungs- und Geschlechtervorgaben lässt sich einzeln abschalten.

Weich: Wie gut ist sie?

Wünsche lassen sich gegeneinander abwägen, und genau das passiert:

• Ein 1. Wunsch wiegt schwerer als ein 2., ein 2. schwerer als ein 3.
• „Gruppe egal" ist ein Angebot, kein Wunsch – bei sonst gleichem Ergebnis gewinnt der erfüllte 1. Wunsch.
• Lieber der 3. Wunsch als gar kein Team – aber lieber gar kein Team als eine Gruppe, die jemand nirgends genannt hat. Letzteres passiert nur, wenn ohne diese Person eine harte Regel bräche.
• Ein erfüllter Wunsch-Mitleitender zählt je Paar einmal, nicht je Person.

Rechnen lassen

Leitungssituation erstellen (danach Neu berechnen) verteilt die Personen. Zwei Eigenschaften sind dabei wichtig:

• Es ist kein Zufall. Derselbe Knopf ergibt bei denselben Eingaben dasselbe Ergebnis. Zweimal drücken und zweimal etwas anderes bekommen, ohne dass eines besser wäre, ist genau der Grund, warum die Aufteilung sonst auf dem Flipchart entsteht.
• Erst gültig, dann gut. Zuerst wird eine Aufteilung gesucht, die alle harten Regeln erfüllt; danach wird sie so lange umgebaut, wie es die Wünsche besser macht – ohne je eine harte Regel zu verletzen.

Über dem Ergebnis steht Alle Regeln erfüllt oder Regeln werden verletzt, darunter die Bilanz: Wie viele haben ihren Wunsch bekommen?

Wenn es nicht geht

„Keine Lösung gefunden" ist als Antwort wertlos. Deshalb nennt der rote Kasten den Grund, soweit er sich abzählen lässt – zum Beispiel:

Die Regel „mindestens 1 erfahrene Person je Team" verlangt über 4 Teams hinweg 4 erfahrene Personen. Ausgewählt sind 3.

Oder: Für alle Mindestgrößen zusammen fehlen schlicht Leute. Der Kasten bleibt stehen, bis du etwas änderst. Die bisherige Aufteilung bleibt dabei unangetastet – ein fehlgeschlagener Versuch räumt nichts weg.

Nicht jede Unmöglichkeit lässt sich vorher benennen

Eine Kombination aus Ausschlüssen kann eine Aufteilung unmöglich machen, obwohl jede einzelne Zahl aufgeht. Dann bleibt die Meldung allgemein. Falsch ist sie nie – sie sagt nur nicht immer alles.

Nachbessern

Das Ergebnis ist ein Vorschlag, kein Beschluss.

• Team fixieren. Der Schalter frei / fixiert in der Teamkarte nimmt ein Team aus der nächsten Berechnung heraus: Seine Mitglieder stehen fest, der Rest ordnet sich darum herum. Das ist der übliche Ablauf – ein Team ist besprochen, die anderen sollen dazu passen.
• Person umsetzen. In der Personenliste setzt die Auswahl In ein Team setzen … jemanden direkt um.

Eine Änderung von Hand wird nicht blockiert, auch wenn sie eine Regel verletzt – es erscheint nur ein Hinweis, und der Regelstatus über dem Ergebnis wird sofort neu gerechnet. Wer ein Team von Hand umbaut, weiß meist mehr über den Fall als jede Regel; ein Riegel führte nur dazu, dass die echte Aufteilung wieder auf einem Zettel entsteht.

Abschließen

Abschließen markiert die Planung als so gilt es. Zwei Dinge ändern sich damit:

• Ab diesem Zeitpunkt läuft die Aufbewahrungsfrist.
• Der Status auf der Karte wechselt auf Abgeschlossen.

Bearbeiten lässt sie sich weiterhin. Wieder öffnen macht daraus erneut einen Entwurf – die Frist beginnt dann erst beim nächsten Abschluss zu laufen.

Aufbewahrung

Eine Planung nennt Namen und Geschlecht und ist damit personenbezogen. Sie wird deshalb automatisch gelöscht: 6 oder 12 Monate nach dem Abschluss, wählbar je Planung.

Die Frist ist kalenderbasiert – „6 Monate" heißt der gleiche Tag im sechsten Monat danach, nicht 180 Tage. Ein nächtlicher Lauf um 04:50 Uhr räumt fällige Planungen ab (siehe Automatische Abläufe).

Solange eine Planung Entwurf ist, läuft keine Frist. Das ist Absicht: Ein Entwurf ist in Arbeit, und eine Löschung mitten in der Planungsphase wäre eine Überraschung.

Papierkorb

Gelöschte Planungen wandern in den Papierkorb und lassen sich von dort zurückholen. Angezeigt wird ein Datum und keine Restlaufzeit („noch 12 Tage"), weil die Frist nicht ab dem Löschen läuft, sondern ab dem Abschluss: Eine vor einem Jahr abgeschlossene Planung ist beim Löschen sofort fällig.

Einstellungen

Adresse: /leitungsteams/einstellungen · Recht: leitungsteams.config

Hier stehen die Vorgaben für neue Planungen. Bestehende Planungen rühren sie nicht mehr an – dazu unten mehr.

Gruppen und Teamgrößen

Je Gruppe: ob für sie überhaupt geplant wird, und wie viele Leitende sie mindestens und höchstens bekommt. Der Schalter ist eine Voreinstellung, kein Verbot – eine abgeschaltete Gruppe steht bei einer neuen Planung nicht in der Vorauswahl, wählbar bleibt sie trotzdem.

Erfahrung

Mindestzahl erfahrener und Höchstzahl unerfahrener Personen je Team, jeweils mit eigenem Schalter.

Geschlecht

Mindestens eine weibliche bzw. mindestens eine männliche Person je Team – zwei getrennte Schalter, weil in vielen Gruppen genau eine der beiden Vorgaben gesetzt ist und die andere nicht.

Aufbewahrung

Die Voreinstellung für neue Planungen: 6 oder 12 Monate.

Warum eine Planung ihre Regeln selbst mitschreibt

Beim Anlegen bekommt jede Planung eine Kopie der Regeln, Teamgrößen und Gruppennamen. Läse sie stattdessen die aktuellen Einstellungen, änderte sich die Vergangenheit, sobald jemand heute an einer Zahl dreht: Die Planung von vorletztem Jahr stünde plötzlich auf Regeln, die damals gar nicht galten, und ihre Begründung stimmte nicht mehr.

Aus demselben Grund werden Name und Geschlecht der Personen beim Aufnehmen mitgeschrieben – eine abgeschlossene Planung soll ihre Geschlechtervorgabe nicht nachträglich verfehlen, weil jemand eine Angabe im Stammdatensatz korrigiert hat.

Was dieser Bereich nicht tut

• Er ändert nichts an den Gruppen der Mitgliederverwaltung. „Lena leitet die Wölflinge" ist ein Entwurf über eine Zukunft; „Lena ist Jungpfadfinderin" ist der Ist-Zustand und Grundlage für Beiträge, Warteliste, Nachweise und Verteiler. Eine Planung löst also keine Beitragsänderung aus.
• Er verschickt nichts. Wer in welchem Team steht, teilt ihr selbst mit.
• Er ersetzt kein Gespräch. Die Wünsche muss jemand erfragen – das Modul hält sie fest und rechnet damit.

Datenschutz

Die Planungsteilnehmer erscheinen in der Datenauskunft als eigene Fundstelle: Wer nach einer Person sucht, findet auch deren Leitungsplanungen. Ein abgeschaltetes Modul ändert daran nichts – nur die automatische Löschung pausiert, solange es aus ist.