Datenschutz

Adresse: /einstellungen/datenauskunft · Recht: Systemeinstellungen verwalten (settings.manage)

Hier werden die Rechte einzelner Personen umgesetzt: Wer wissen will, welche Daten ihr über ihn gespeichert habt, wer eine falsche Angabe berichtigt oder seine Daten gelöscht haben will, wird an dieser Stelle bedient.

Nicht zu verwechseln mit der Aufbewahrung

Die Aufbewahrung regelt, was von selbst verschwindet, wenn eine Frist abläuft. Dieser Bereich behandelt, was auf Verlangen einer Person passiert. Die beiden ergänzen sich: Was hier von Hand gelöscht wird, hätte die Aufbewahrung irgendwann ohnehin erwischt – nur eben später.

Warum eine eigene Suche

Eine Auskunftsanfrage kommt mit einem Namen, nicht mit einer Mitgliedsnummer. Und sie kommt oft von jemandem, der gar kein Mitglied ist: der Vater eines Teilnehmers, der sich zum Sommerlager angemeldet hat; jemand, der seit zwei Jahren auf der Warteliste steht; eine Lehrerin, die einmal Material ausgeliehen hat.

Die Suche geht deshalb über alle Bereiche der Anwendung und fasst zusammen, was zu einer Person gehört. Gesucht werden kann nach Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Mitgliedsnummer.

Was durchsucht wird

Bereich	Fundstelle
Mitglieder	Mitglied
Kontakte	Kontakt
Veranstaltungen	Anmeldung – je Veranstaltung eine
Warteliste	Wartelisten-Eintrag
Verleih	Ausleihe, auch aus dem öffentlichen Formular
Leitungsteams	Leitungsplanung – je Planung eine
Benutzer & Rechte	Benutzerkonto
Buchhaltung	Zuwendungsbestätigung, Fahrtkostenabrechnung, Beleg bzw. Auslage, Kontoumsatz

Jeder dieser Treffer heißt Fundstelle: ein Datensatz, in dem die Person mit eigenem Namen steht. Alles, was nur daran hängt – Gruppen, Einwilligungen, Beiträge, versendete Mails, Nachweise, Änderungsprotokoll –, erscheint unter der jeweiligen Fundstelle und nicht als eigener Treffer.

Wie Treffer zu einer Person zusammengefasst werden

Ein und derselbe Mensch steht selten nur an einer Stelle. Die Suche fasst zusammen – in dieser Reihenfolge der Verlässlichkeit:

1. über die Verknüpfung zum Mitglieds- oder Kontaktdatensatz,
2. ersatzweise über die E-Mail-Adresse,
3. ersatzweise über Name und Geburtsdatum.

Der dritte Weg ist eine Vermutung

Zwei Menschen können denselben Namen tragen. Wurde nur über den Namen zusammengefasst, steht das als Hinweis an der Trefferzeile. Prüft in diesem Fall nach, bevor ihr etwas herausgebt oder löscht – vor dem Löschen steht ohnehin jede Fundstelle einzeln zum Abwählen.

Umgekehrt gilt: Ist ein Mitglied gefunden, gehören auch dessen Anmeldungen und Ausleihen dazu – selbst wenn dort eine andere Schreibweise steht, etwa nach einer Heirat.

Auskunft erteilen

Ist die Person ausgewählt, stehen alle Fundstellen untereinander und lassen sich Feld für Feld aufklappen. Darüber liegen drei Schaltflächen:

Auskunft als PDF – das Dokument zum Weitergeben. Es listet jede Fundstelle mit allen gespeicherten Feldern auf, in verständlichem Deutsch statt in Datenbankspalten, und trägt die verknüpften Daten hinterher. Das ist die Auskunft nach Art. 15 DSGVO bzw. § 17 KDG.

Daten als JSON – dieselbe Auskunft in maschinenlesbarer Form. Damit ist das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO / § 22 KDG) erfüllt: Wer seine Daten mitnehmen will, bekommt sie in einem Format, das ein anderes System einlesen kann.

Musteranschreiben – ein Briefentwurf zum Ausfüllen, wahlweise nach DSGVO oder nach KDG. Die genannten Löschfristen kommen aus eurer laufenden Konfiguration unter Aufbewahrung, stimmen also mit dem überein, was die Anwendung tatsächlich tut.

Das PDF allein reicht nicht

Eine vollständige Auskunft muss mehr beantworten als „welche Daten": auch Zwecke, Empfänger, Speicherdauer, Herkunft und die Rechte der betroffenen Person. Das kann kein Datenbankauszug leisten – dafür ist das Musteranschreiben da. Es enthält Platzhalter in eckigen Klammern, die ihr füllen müsst.

Vor der Weitergabe durchsehen

Die Auskunft ist bewusst vollständig – sie enthält also auch interne Vermerke und die Namen anderer Personen (Familienverknüpfungen, Notfallkontakte). Rechte Dritter gehen dem Auskunftsanspruch vor: Was andere betrifft, schwärzt ihr vor dem Versand.

Daten berichtigen

Jede Fundstelle, die sich ändern lässt, hat einen Knopf Berichtigen. Er öffnet ein Formular mit genau den Feldern, die zur Person gehören – Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum, gesundheitsbezogene Angaben. Gespeichert wird nur, was ihr tatsächlich geändert habt; das steht anschließend im Protokoll.

Berichtigt wird immer eine Fundstelle. Steht ein Tippfehler im Nachnamen sowohl beim Mitglied als auch in zwei Anmeldungen, sind das drei Berichtigungen – die Anmeldung ist der Stand, den die Person damals selbst eingetragen hat, und wird deshalb nicht stillschweigend mitgeändert.

Daten löschen

Daten löschen öffnet eine Liste aller Fundstellen mit einer Ansage, was jeweils geschieht. Abgewählt werden kann jede einzeln.

Umgang	Was passiert	Wo
Löschen	Der Datensatz verschwindet vollständig, samt allem, was daran hängt.	Anmeldungen, Warteliste, wahlweise Mitglieder und Kontakte
Anonymisieren	Der Vorgang bleibt, die Person darin nicht.	Ausleihen, wahlweise Mitglieder und Kontakte
Gesperrt	Wird nicht angefasst.	Belege, Kontoumsätze, Zuwendungsbestätigungen, Fahrtkostenabrechnungen, Benutzerkonten

Bei Mitgliedern und Kontakten habt ihr die Wahl:

• Vollständig löschen entfernt den Datensatz mit Gruppen, Gruppen-Historie, Familienverknüpfungen, Einwilligungen, Nachweisen, Portal-Zugang, Verteilern und Versandprotokollen.
• Anonymisieren leert alle Personendaten, lässt den Datensatz aber ohne Namen bestehen. Beitragshistorie und Auswertungen bleiben dadurch schlüssig. So arbeitet auch der automatische Löschlauf bei ausgetretenen Mitgliedern.

Buchhaltung ist gesperrt – mit Absicht

Belege, Kontoumsätze und Zuwendungsbestätigungen unterliegen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO, § 257 HGB), in der Regel zehn Jahre. Sie lassen sich hier weder ändern noch löschen, auch nicht auf Verlangen – das Löschrecht endet dort, wo eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht beginnt. Eine fehlerhafte Zuwendungsbestätigung wird storniert und neu ausgestellt, nicht gelöscht.

Der Name auf einem Beleg bleibt also stehen, auch wenn das Mitglied gelöscht wurde. Das gehört in die Antwort an die betroffene Person – das Musteranschreiben sagt es unter Ziffer 5.

Benutzerkonten stehen bewusst nicht zur Auswahl: An ihnen hängen Anmeldung, Rolle und Rechte. Sie werden unter Benutzer & Rechte deaktiviert und gelöscht.

Fristen und Nachweisbarkeit

Die Auskunft ist unverzüglich zu erteilen, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage.

Prüft vorher die Identität der anfragenden Person – eine Auskunft an den Falschen ist selbst eine Datenpanne. Bei Minderjährigen wird den Sorgeberechtigten geantwortet.

Berichtigungen und Löschungen stehen im Protokoll; damit lässt sich später belegen, dass ihr getan habt, was verlangt wurde. Die Suche selbst wird dort bewusst nicht vermerkt – sonst stünde nach jedem getippten Buchstaben ein Eintrag darin.