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Aufbewahrung

Adresse: /einstellungen/aufbewahrung · Recht: settings.manage

Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck entfallen ist. Dieser Bereich macht daraus einen automatischen Vorgang statt eines guten Vorsatzes.

Aufbewahrungsfristen mit Vorschau

Fristen festlegen​

Je Datenart wird eine Frist gesetzt – etwa:

  • ausgetretene Mitglieder
  • Teilnehmendendaten vergangener Veranstaltungen
  • Wartelisteneinträge
  • versendete Mails und Protokolleinträge
  • gelöschte Dokumente im Papierkorb

Am Ende der Frist wird der Datensatz gelöscht oder anonymisiert – anonymisieren behält die Statistik, entfernt aber den Personenbezug.

:::caution Fristen sind kein freier Wunsch Steuerlich relevante Unterlagen – Buchungen, Belege, Abrechnungen – unterliegen Aufbewahrungspflichten von bis zu zehn Jahren. Eine zu kurze Frist ist hier ein handfestes Problem. Im Zweifel: Steuerbüro fragen, nicht schätzen. :::

Vorschau​

Vor jedem Lauf lässt sich anzeigen, was gelöscht oder anonymisiert würde – nach Datenart aufgeschlüsselt, ohne etwas zu verändern.

:::tip Immer erst die Vorschau Löschen ist endgültig. Prüfe die Vorschau, bevor du einen Lauf startest oder eine Frist verkürzt – vor allem beim ersten Mal, wenn sich über Jahre Daten angesammelt haben. :::

Löschlauf starten​

Der Lauf startet täglich automatisch über den internen Zeitplan; zusätzlich lässt er sich hier von Hand anstoßen.

Dateisperre für Führungszeugnisse​

Eine gesonderte Sperre verhindert, dass Dateien zu Führungszeugnissen abgelegt werden.

Der Hintergrund steht bei den Nachweisen: Nach § 72a Abs. 5 SGB VIII dürft ihr die Einsichtnahme dokumentieren – Datum, Prüfer, Gültigkeit –, nicht aber das Zeugnis selbst aufbewahren. Die Sperre macht daraus eine technische Zusicherung statt einer Absprache.

Was der Löschlauf nicht kann​

Er räumt in der Anwendung auf. Kopien außerhalb erreicht er nicht:

  • exportierte CSV- und PDF-Dateien auf euren Rechnern
  • versendete Mails in fremden Postfächern
  • Sicherungen der Datenbank
  • der GoBD-Export im Aktenordner

Ein Löschkonzept muss diese Wege mitdenken.