Aufbewahrung

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Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck entfallen ist. Dieser Bereich macht daraus einen automatischen Vorgang statt eines guten Vorsatzes.

Fristen festlegen

Je Datenart wird eine Frist gesetzt – etwa:

• ausgetretene Mitglieder
• Teilnehmendendaten vergangener Veranstaltungen
• Wartelisteneinträge
• versendete Mails und Protokolleinträge
• gelöschte Dokumente im Papierkorb

Am Ende der Frist wird der Datensatz gelöscht oder anonymisiert – anonymisieren behält die Statistik, entfernt aber den Personenbezug.

Jede Regel nennt ihren Anker – den Zeitpunkt, ab dem gerechnet wird. Das ist selten das Anlegedatum: Bei ausgetretenen Mitgliedern ist es das Austrittsdatum, bei Veranstaltungen deren Ende, beim Löschen im Archiv der Zeitpunkt des Archivierens.

Rund um Veranstaltungen sind das mehrere Fristen mit verschiedenen Ankern:

Regel	Anker	Standard
Gesundheitsangaben zu Veranstaltungen	Ende der Veranstaltung	90 Tage
Dokumente zu Anmeldungen	Ende der Veranstaltung	180 Tage
Interne Kommentare zu Teilnehmenden	Ende der Veranstaltung	365 Tage
Anmeldungen zu Veranstaltungen	Ende der Veranstaltung	365 Tage
Löschen beim Archivieren	Archivierung der Veranstaltung	30 Tage

Fristen sind kein freier Wunsch

Steuerlich relevante Unterlagen – Buchungen, Belege, Abrechnungen – unterliegen Aufbewahrungspflichten von bis zu zehn Jahren. Eine zu kurze Frist ist hier ein handfestes Problem. Im Zweifel: Steuerbüro fragen, nicht schätzen.

Vorschau

Vor jedem Lauf lässt sich anzeigen, was gelöscht oder anonymisiert würde – nach Datenart aufgeschlüsselt, ohne etwas zu verändern.

Immer erst die Vorschau

Löschen ist endgültig. Prüfe die Vorschau, bevor du einen Lauf startest oder eine Frist verkürzt – vor allem beim ersten Mal, wenn sich über Jahre Daten angesammelt haben.

Löschlauf starten

Der Lauf startet täglich um 03:30 Uhr über den internen Zeitplan; zusätzlich lässt er sich hier von Hand anstoßen.

Archivieren als Löschzeitpunkt

Eine Veranstaltung zu archivieren war lange ein reiner Sicht-Schalter: Die Kachel verschwand aus der Liste, Allergien und Medikamente blieben unverändert lesbar. Dabei ist genau das der Zeitpunkt, an dem der Zweck entfällt.

Zwei getrennte Schalter machen daraus einen Ablauf. Beide sind ab Werk aus:

	Automatische Archivierung	Löschen beim Archivieren
Wo	eigener Abschnitt auf dieser Seite	Regel in der Fristen-Liste
Rechnet ab	Ende der Veranstaltung	Zeitpunkt des Archivierens
Wirkung	Kachel wandert ins Archiv, der Pin löst sich – löscht nichts	entfernt die ausgewählten Angaben
Standard	aus	aus, 30 Tage, kein Feld ausgewählt
Läuft	nachts um 03:20 Uhr	mit dem Löschlauf um 03:30 Uhr

Was entfernt wird, wählt ihr selbst

Unter der Regel steht die Liste Was beim Archivieren entfernt wird, gegliedert in zwei Gruppen:

Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO, § 11 KDG) – die Empfehlung:

• Gesundheitsangaben – Ernährung, Unverträglichkeiten, Allergien, Medikamente, Gesundheitshinweise, Schwimmfähigkeit
• Als sensibel markierte Formularfelder aus dem Baukasten
• Hochgeladene Dokumente zur Anmeldung
• Interne Kommentare – dort steht erfahrungsgemäß ebenfalls Gesundheitliches im Freitext

Weitere Angaben – wählbar, aber nicht empfohlen: interne Notizen, Notfallkontakt, Kontaktdaten, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, T-Shirt-Größe.

Empfehlung übernehmen setzt die vier Häkchen der ersten Gruppe. Gespeichert wird erst auf Knopfdruck – ein Häkchen, das sofort wirkt, wäre hier eine unwiderrufliche Entscheidung mit einem Klick.

Ohne Auswahl passiert nichts

Ist die Regel eingeschaltet, aber kein Feld ausgewählt, tut sie nichts. Der Hinweis steht auch in der Oberfläche – eine eingeschaltete Regel, die schweigend nichts tut, wäre die schlechtere Überraschung.

Was nie gelöscht wird

Nicht wählbar und immer erhalten:

• Name und Anmeldestatus – der Nachweis, dass jemand teilgenommen hat
• Einwilligungen aus dem Formular (Bildrechte, Schwimmen, Datenschutz)
• Beträge und Zahlungsstände – steuerlich aufzubewahren (§ 147 AO)
• Bescheinigungswünsche

Wer eine Anmeldung ganz loswerden will, nimmt die Frist Anmeldungen zu Veranstaltungen.

Eigene Formularfelder

Ein selbst gebautes Feld wie „Sonstige Erkrankungen" wird nur mitgelöscht, wenn es im Formular-Baukasten als sensibel markiert ist – sonst bliebe es stehen, während die Gesundheitsspalten daneben leer sind. Einwilligungs-Bausteine lassen sich bewusst nicht so markieren: Ein versehentliches Häkchen darf den Nachweis nicht löschen.

Nachvollziehbarkeit

Jede bereinigte Anmeldung bekommt einen Eintrag in ihrer Historie. Und im Aktivitätsprotokoll stehen Gesundheitsangaben ohnehin nicht im Klartext – sonst hätte das Protokoll mit seiner eigenen, längeren Frist jede Löschung unterlaufen.

Dateisperre für Führungszeugnisse

Eine gesonderte Sperre verhindert, dass Dateien zu Führungszeugnissen abgelegt werden.

Der Hintergrund steht bei den Nachweisen: Nach § 72a Abs. 5 SGB VIII dürft ihr die Einsichtnahme dokumentieren – Datum, Prüfer, Gültigkeit –, nicht aber das Zeugnis selbst aufbewahren. Die Sperre macht daraus eine technische Zusicherung statt einer Absprache.

Was der Löschlauf nicht kann

Er räumt in der Anwendung auf. Kopien außerhalb erreicht er nicht:

• exportierte CSV- und PDF-Dateien auf euren Rechnern
• versendete Mails in fremden Postfächern
• Sicherungen der Datenbank
• der GoBD-Export im Aktenordner

Ein Löschkonzept muss diese Wege mitdenken.