Veranstaltungen

Adresse: /veranstaltungen Rechte: einsehen (events.read), anlegen & bearbeiten (events.manage), Teilnehmer verwalten (events.participants), Zahlungen verwalten (events.payments), Anmeldeformulare bearbeiten (events.forms), Event-E-Mails versenden (events.mail), Teilnehmer exportieren (events.export)

Das Veranstaltungsmodul deckt den kompletten Weg ab: vom Termin über das öffentliche Anmeldeformular und die Teilnehmerliste bis zu Zahlungen und Erinnerungsmails.

Die Übersicht

Karten mit Kennzahlen je Veranstaltung – angemeldete Teilnehmende, offene Zahlungen, Zeitraum. Ein Zähler weist auf Neuzugänge hin: „Seit deinem letzten Blick in die Teilnehmerliste dazugekommen".

Direkt von der Karte aus: Anmeldeformular öffnen, Link kopieren, Anmeldeseite ansehen. Nicht veröffentlichte Events tragen das Kennzeichen Nicht öffentlich.

Nach oben anpinnen

Normalerweise sortiert das Raster nach Termin. Nach oben anpinnen im Menü der Karte holt eine Veranstaltung unabhängig davon auf den ersten Platz – praktisch für das Lager, an dem gerade alle arbeiten. Die Karte trägt dann sichtbar Angepinnt, damit die Reihenfolge nicht wie ein Sortierfehler wirkt; Pin lösen nimmt es zurück.

Der Pin gilt für alle Konten, nicht nur für dich. Beim Archivieren löst er sich von selbst – eine zurückgeholte Veranstaltung steht sonst ungefragt wieder oben. Im Archiv lässt sich deshalb auch nichts anpinnen.

Archiv und Papierkorb

• Archivieren nimmt eine abgeschlossene Veranstaltung aus der Liste. Aus dem Archiv holen stellt sie wieder her.
• In den Papierkorb legt eine Veranstaltung beiseite. Die Rückfrage zeigt an, wie viele Anmeldungen mit gelöscht werden.
• Der Papierkorb bewahrt 30 Tage auf; danach werden Veranstaltung und alle Teilnehmendendaten endgültig gelöscht. Endgültig löschen und Papierkorb leeren löschen sofort.

Archivieren kann löschen

Archivieren war lange ein reiner Sicht-Schalter: Die Kachel verschwand, die Gesundheitsangaben blieben unverändert lesbar. Genau dort entfällt aber der Zweck – nach dem Lager braucht niemand mehr die Allergieliste. Deshalb lässt sich an das Archivieren eine Löschung hängen: Einstellungen → Aufbewahrung.

Ab Werk ist beides aus. Ist es eingerichtet, zeigt die Rückfrage beim Archivieren vorher, welche Angaben verschwinden und ab wann. Ist nichts eingerichtet, steht dort der Hinweis, dass die Angaben sonst von Hand zu löschen sind.

Nie gelöscht werden Name, Anmeldestatus, Einwilligungen und Zahlungsstände – sie sind der Nachweis, dass jemand teilgenommen und eingewilligt hat.

Ganz ohne Handgriff

Zusätzlich lässt sich einstellen, dass Veranstaltungen X Tage nach ihrem Ende von selbst ins Archiv wandern (nächtlicher Lauf um 03:20 Uhr). Erst beide Schalter zusammen ergeben einen Ablauf, an den niemand mehr denken muss.

Neue Veranstaltung anlegen

＋ Neue Veranstaltung startet einen Assistenten in vier Schritten:

1. Wie heißt dein Event? – „Der Name wird auf der Anmeldeseite angezeigt."
2. Plätze, Datum, Optionen – Gesamtplätze, Eintägig oder Mehrtägig, Automatische Bestätigung, In Gruppen aufteilen
3. Preisstufen – „Teilnehmende wählen ihre Preisstufe im Anmeldeformular. 0 € ist erlaubt."
4. Fertig – „Dein Event wurde erstellt! Gestalte als Nächstes dein Anmeldeformular."

Die Detailansicht

Die Veranstaltung ist in Reiter gegliedert: Details, Anmeldung, Teilnehmer, Mails.

Stammdaten

Feld	Hinweis
Titel	Pflicht
Kurzbeschreibung, Beschreibung	Erscheinen auf der Anmeldeseite
Kategorie	z. B. Lager, Ausflug, Aktion
Beginn / Ende	Zeitraum der Veranstaltung
Anmeldestart / Anmeldeschluss	„Der Tag zählt komplett – Anmeldungen sind bis 23:59 Uhr möglich."
Max. Teilnehmerzahl	Grundlage für die Warteliste
Mindestalter / Höchstalter	z. B. 6 bis 27
Ort / Adresse	Mit Koordinaten für die Kartenanzeige
Bannerbild, Weitere Bilder	Für die Anmeldeseite

Gruppen

Teilgruppen mit eigenen Plätzen je Teilgruppe – z. B. Wölflinge, Jungpfadfinder, Pfadfinder. Die Reihenfolge lässt sich per Ziehgriff ändern („Zieh am Griff, um die Reihenfolge der Gruppen(-Tabs) zu ändern."). Ohne Gruppen gilt: „Keine Gruppen – alle Teilnehmer werden gemeinsam verwaltet."

Veranstalter und Kasse

Veranstalter benennt Leitung und Ansprechpartner („Erscheint später in Listen und auf der Anmeldeseite.").

Unter Kasse wird die Veranstaltung mit der Buchhaltung verbunden: „Teilnehmendenbeiträge dieses Events werden dieser Kostenstelle & Kategorie zugeordnet." Mit Kostenstelle automatisch anlegen entsteht sie direkt mit der Kategorie Teilnahmebeiträge.

Anmeldung

Preisstufen und Rabattcodes

Preisstufen sind die wählbaren Beiträge (Bezeichnung + Betrag). Ohne sie gilt: „Keine Preisstufen – die Veranstaltung ist kostenlos."

Rabattcodes & Gutscheine: „Teilnehmende geben den Code bei der Anmeldung ein. Fest (€) oder prozentual (%)." Je Code lassen sich Max. Nutzungen (leer = unbegrenzt) und eine Gültigkeit setzen. Zusätzlich ist eine Anzahlung konfigurierbar.

Der Formular-Baukasten

▦ Formular-Baukasten in der Kopfzeile der Veranstaltung – oder Formular gestalten unter Einstellungen → Anmeldung – führt auf eine eigene Seite: links die Live-Vorschau, rechts die Palette. „Ziehe einen Baustein in die Vorschau – oder klicke ihn an, um ihn anzuhängen." Die Palette bleibt beim Rollen stehen, Speichern steht am Ende des Formulars, und ← Zurück zur Veranstaltung führt heraus.

Ungespeichertes geht nicht verloren

Sobald etwas geändert wurde, steht neben den Knöpfen Nicht gespeichert. Abbrechen fragt dann nach, bevor es die Änderungen verwirft.

Über der Vorschau steht der Kopf der Anmeldeseite: das Bild (wählen, Bild ändern, Entfernen), die Kurzbeschreibung unter dem Titel und die Beschreibung unter den Eckdaten. Das sind dieselben Felder wie in den Stammdaten und im Bereich Bilder – keine Kopie: Eine Änderung hier wirkt überall, wo die Veranstaltung auftaucht.

Bausteine reichen von Standardfeldern (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Adresse, Geschlecht, Ernährung) über Überschriften bis zu eigenen Auswahlfeldern (Optionen (eine pro Zeile)) und Extraposten mit Preis.

Ernährung ist kein Textfeld, sondern eine Auswahl aus drei Kacheln: Vegetarisch, Vegan und Mit Fleisch. Ist der Baustein freiwillig, hebt ein zweiter Klick auf dieselbe Kachel die Auswahl wieder auf. Darunter steht ein freiwilliges Textfeld für Unverträglichkeiten (Laktose, Nüsse, Zöliakie).

Zusatzfeld oder eigener Baustein

Das Textfeld schreibt in dieselbe Spalte wie der Baustein Unverträglichkeiten – beide zusammen im Formular fragen dasselbe zweimal. Am Baustein Ernährung lässt sich das Zusatzfeld deshalb abschalten (Zusätzliches Feld für Unverträglichkeiten). In Formularen, die vor dieser Neuerung gestaltet wurden, ist es aus; einschalten genügt.

Der Baustein Gruppe zeigt die Gruppen dieser Veranstaltung zur Auswahl, mitsamt freien Plätzen („Wölflinge (20 frei)"); eine volle Gruppe ohne Warteliste ist sichtbar, aber nicht wählbar. Wer sich anmeldet, landet in der gewählten Gruppe – die Teilnehmerliste lässt sich danach filtern und sortieren. Beschriftung, Hilfetext, Position und Pflicht bestimmt ihr; ohne diesen Baustein steht die Gruppenwahl wie bisher fest über den Feldern, und ohne Gruppen an der Veranstaltung erscheint sie gar nicht.

Ein Baustein kann bedingt angezeigt werden – „Nur anzeigen, wenn …". Das braucht eine Quelle oberhalb: einen Baustein davor oder die Gruppe.

Bedingungen und Umbenennen

„Die Bedingung merkt sich den Gruppen-Namen. Wird die Gruppe umbenannt, muss sie hier neu gewählt werden." Steht die Gruppenwahl als Baustein im Formular, kommt sie als Quelle nur für Felder darunter infrage – davor ist noch nichts gewählt.

Ein eigener Baustein lässt sich als sensibel markieren; er trägt danach das Kennzeichen sensibel. Das entscheidet, ob seine Antworten beim Archivieren mitgelöscht werden – ein Feld „Sonstige Erkrankungen" gehört dazu, sonst bliebe es stehen, während die Gesundheitsangaben daneben längst weg sind. Einwilligungs-Bausteine lassen sich bewusst nicht so markieren: Sie sind der Nachweis und müssen bleiben.

Auf Standard zurücksetzen stellt das Ausgangsformular wieder her (mit Rückfrage).

Veröffentlichen

Der Publish-Dialog liefert drei Wege zur Anmeldeseite:

• Per Link – die öffentliche Adresse /anmeldung/:slug
• Einbetten – Code für die Vereinswebsite
• QR-Code – QR-Code herunterladen für Aushänge und Elternbriefe

Weitere Schalter: Anmeldeformular aktiv, Automatische Bestätigung („Anmeldungen werden sofort bestätigt statt ‚angemeldet, wartet auf Prüfung'"), Einleitungstext (optional) und Anmeldezeitraum einschränken.

Erst speichern, dann veröffentlichen

„Speichere zuerst das Event – der Link wird aus dem Titel erzeugt." Der Link (Slug) entsteht aus dem Titel und ist eindeutig.

Die öffentliche Anmeldeseite

Unter /anmeldung/:slug sehen Interessierte Banner, Eckdaten, freie Plätze, die Gruppen- und Preiswahl und das Formular. Die Gruppenwahl steht dort, wo der Baustein Gruppe im Formular liegt – ohne diesen Baustein wie bisher über den Feldern.

Über dem Titel steht der Untertitel aus den Einstellungen – also in der Regel der Vereins- oder Stammesname. Ist keiner gesetzt, steht dort der Systemname. Die Preisberechnung läuft in Echtzeit mit – inklusive Rabattcode und Extraposten. Ist Familienanmeldung erlaubt, lassen sich mehrere Personen (z. B. Geschwister) in einer Anmeldung erfassen. Entfernen fragt vorher nach, sobald zu dieser Person schon etwas eingetragen ist – die Angaben sind danach weg, denn bis zum Absenden steht nichts davon auf dem Server.

Ist die Veranstaltung voll und die Warteliste aktiviert, landen weitere Anmeldungen dort.

Teilnehmende

Die Liste zeigt Zähler und Statusfilter (u. a. Bestätigt, Warteliste, Storniert / Abgelehnt). Über Erweiterte Filter lässt sich nach Gruppe, Alter von/bis, Geschlecht, PLZ, Ort, Ernährung, Unverträglichkeiten, Labels und Zahlungsstatus einschränken – wahlweise mit „alle Filter müssen zutreffen (UND)" oder „mindestens ein Filter (ODER)".

Sortieren geht nach Name, Gruppe oder Anmeldedatum. Nach Gruppe sortiert die Liste in der Reihenfolge, die an der Veranstaltung eingestellt ist – Wölflinge, Jungpfadfinder, Leitung also in dieser Folge und nicht alphabetisch –, innerhalb einer Gruppe nach Nachname; Teilnehmende ohne Gruppe stehen am Ende.

Aktionen: + Teilnehmer hinzufügen, Mail an alle, Status ändern, ↑ Nachrücken von der Warteliste, Check-in, Labels vergeben, Export.

Teilnehmer-Detailansicht

Reiter: Persönliche Angaben, Beiträge/Zahlungen, Kommentare, Verlauf, Dokumente.

• Gesundheit & Teilnahme – Ernährung, Unverträglichkeiten, Schwimmfähigkeit
• Im Beitrag enthaltene Extraposten
• Zahlung / Rückerstattung erfassen mit Betrag und Notiz
• Zahlungserinnerung senden
• Dokument hochladen und herunterladen
• Kommentar hinzufügen

Jede Änderung wird im Verlauf protokolliert.

Doppelte Anmeldungen

Mehrere Anmeldungen laufen auf denselben Namen. Bitte prüfen, ob es sich wirklich um dieselbe Person handelt.

Die Anwendung unterscheidet zwei Sicherheiten:

• Duplikat – „Name und Geburtsdatum bzw. E-Mail stimmen überein."
• möglich – „Der Name stimmt überein, weitere Angaben fehlen."

Über Duplikat bestätigen oder Kein Duplikat (mit Notiz zur Entscheidung) erledigst du den Fall; Prüfung zurücknehmen macht das rückgängig. Ändert sich danach etwas, meldet die Anwendung „Seit der letzten Prüfung hat sich die Gruppe geändert – bitte erneut ansehen."

Export

Recht: events.export. Formate CSV, Excel und PDF, in mehreren Listentypen: Teilnehmerliste, Telefonliste, Essensliste, Anwesenheitsliste und Namensschilder.

Zahlungen

Recht: events.payments

Je Teilnehmer werden Beitrag, bereits bezahlt und Restbetrag geführt. Zahlungen und Rückerstattungen werden einzeln erfasst und ergeben zusammen den Zahlungsstatus. Kostenpflichtige Anmeldungen erzeugen automatisch eine Forderung im Beiträge-Modul – „Bei kostenpflichtigen Anmeldungen wird automatisch ein Beitrag erstellt."

Verfügbare Zahlungsarten sind zunächst manuell, Überweisung und bar.

Event-Mails

Recht: events.mail

Zu jeder Veranstaltung gehören Vorlagen für die typischen Anlässe: Eingang der Anmeldung, Bestätigung, Warteliste, Nachrücken, Zahlungseingang, Zahlungserinnerung, Absage, Änderung, Erinnerung vor dem Termin und Dank danach.

Jede Vorlage lässt sich je Veranstaltung überschreiben und einzeln auf Diese Mail automatisch versenden stellen. Wie im Mailbereich gibt es Platzhalter – zusätzlich {{betrag}}, {{bezahlt}}, {{restbetrag}} und {{event.anmeldeschluss}} – sowie den Testversand: „Diese Vorlage einmal mit Beispieldaten an die eigene Adresse schicken."