Veranstaltungen

Adresse: /veranstaltungen Rechte: einsehen (events.read), anlegen & bearbeiten (events.manage), Teilnehmer verwalten (events.participants), Zahlungen verwalten (events.payments), Anmeldeformulare bearbeiten (events.forms), Event-E-Mails versenden (events.mail), Teilnehmer exportieren (events.export)

Das Veranstaltungsmodul deckt den kompletten Weg ab: vom Termin über das öffentliche Anmeldeformular und die Teilnehmerliste bis zu Zahlungen und Erinnerungsmails.

Die Übersicht

Karten mit Kennzahlen je Veranstaltung – angemeldete Teilnehmende, offene Zahlungen, Zeitraum. Ein Zähler weist auf Neuzugänge hin: „Seit deinem letzten Blick in die Teilnehmerliste dazugekommen".

Direkt von der Karte aus: Anmeldeformular öffnen, Link kopieren, Anmeldeseite ansehen. Nicht veröffentlichte Events tragen das Kennzeichen Nicht öffentlich.

Archiv und Papierkorb

• In den Papierkorb legt eine Veranstaltung beiseite. Die Rückfrage zeigt an, wie viele Anmeldungen mit gelöscht werden.
• Der Papierkorb bewahrt 30 Tage auf; danach werden Veranstaltung und alle Teilnehmendendaten endgültig gelöscht. Aus dem Archiv holen stellt wieder her, Endgültig löschen und Papierkorb leeren löschen sofort.

Neue Veranstaltung anlegen

＋ Neue Veranstaltung startet einen Assistenten in vier Schritten:

1. Wie heißt dein Event? – „Der Name wird auf der Anmeldeseite angezeigt."
2. Plätze, Datum, Optionen – Gesamtplätze, Eintägig oder Mehrtägig, Automatische Bestätigung, In Gruppen aufteilen
3. Preisstufen – „Teilnehmende wählen ihre Preisstufe im Anmeldeformular. 0 € ist erlaubt."
4. Fertig – „Dein Event wurde erstellt! Gestalte als Nächstes dein Anmeldeformular."

Die Detailansicht

Die Veranstaltung ist in Reiter gegliedert: Details, Anmeldung, Teilnehmer, Mails.

Stammdaten

Feld	Hinweis
Titel	Pflicht
Kurzbeschreibung, Beschreibung	Erscheinen auf der Anmeldeseite
Kategorie	z. B. Lager, Ausflug, Aktion
Beginn / Ende	Zeitraum der Veranstaltung
Anmeldestart / Anmeldeschluss	„Der Tag zählt komplett – Anmeldungen sind bis 23:59 Uhr möglich."
Max. Teilnehmerzahl	Grundlage für die Warteliste
Mindestalter / Höchstalter	z. B. 6 bis 27
Ort / Adresse	Mit Koordinaten für die Kartenanzeige
Bannerbild, Weitere Bilder	Für die Anmeldeseite

Gruppen

Teilgruppen mit eigenen Plätzen je Teilgruppe – z. B. Wölflinge, Jungpfadfinder, Pfadfinder. Die Reihenfolge lässt sich per Ziehgriff ändern („Zieh am Griff, um die Reihenfolge der Gruppen(-Tabs) zu ändern."). Ohne Gruppen gilt: „Keine Gruppen – alle Teilnehmer werden gemeinsam verwaltet."

Veranstalter und Kasse

Veranstalter benennt Leitung und Ansprechpartner („Erscheint später in Listen und auf der Anmeldeseite.").

Unter Kasse wird die Veranstaltung mit der Buchhaltung verbunden: „Teilnehmendenbeiträge dieses Events werden dieser Kostenstelle & Kategorie zugeordnet." Mit Kostenstelle automatisch anlegen entsteht sie direkt mit der Kategorie Teilnahmebeiträge.

Anmeldung

Preisstufen und Rabattcodes

Preisstufen sind die wählbaren Beiträge (Bezeichnung + Betrag). Ohne sie gilt: „Keine Preisstufen – die Veranstaltung ist kostenlos."

Rabattcodes & Gutscheine: „Teilnehmende geben den Code bei der Anmeldung ein. Fest (€) oder prozentual (%)." Je Code lassen sich Max. Nutzungen (leer = unbegrenzt) und eine Gültigkeit setzen. Zusätzlich ist eine Anzahlung konfigurierbar.

Der Formular-Baukasten

Formular gestalten öffnet den Baukasten: links die Palette, rechts die Live-Vorschau. „Ziehe einen Baustein in die Vorschau – oder klicke ihn an, um ihn anzuhängen."

Bausteine reichen von Standardfeldern (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Adresse, Geschlecht, Ernährung) über Überschriften bis zu eigenen Auswahlfeldern (Optionen (eine pro Zeile)) und Extraposten mit Preis.

Ein Baustein kann bedingt angezeigt werden – „Nur anzeigen, wenn …". Das braucht einen Baustein oberhalb, auf den sich die Bedingung bezieht.

:::note Bedingungen und Umbenennen „Die Bedingung merkt sich den Gruppen-Namen. Wird die Gruppe umbenannt, muss sie hier neu gewählt werden." :::

Auf Standard zurücksetzen stellt das Ausgangsformular wieder her (mit Rückfrage).

Veröffentlichen

Der Publish-Dialog liefert drei Wege zur Anmeldeseite:

• Per Link – die öffentliche Adresse /anmeldung/:slug
• Einbetten – Code für die Vereinswebsite
• QR-Code – QR-Code herunterladen für Aushänge und Elternbriefe

Weitere Schalter: Anmeldeformular aktiv, Automatische Bestätigung („Anmeldungen werden sofort bestätigt statt ‚angemeldet, wartet auf Prüfung'"), Einleitungstext (optional) und Anmeldezeitraum einschränken.

:::caution Erst speichern, dann veröffentlichen „Speichere zuerst das Event – der Link wird aus dem Titel erzeugt." Der Link (Slug) entsteht aus dem Titel und ist eindeutig. :::

Die öffentliche Anmeldeseite

Unter /anmeldung/:slug sehen Interessierte Banner, Eckdaten, freie Plätze, die Gruppen- und Preiswahl und das Formular. Die Preisberechnung läuft in Echtzeit mit – inklusive Rabattcode und Extraposten. Ist Familienanmeldung erlaubt, lassen sich mehrere Personen (z. B. Geschwister) in einer Anmeldung erfassen.

Ist die Veranstaltung voll und die Warteliste aktiviert, landen weitere Anmeldungen dort.

Teilnehmende

Die Liste zeigt Zähler und Statusfilter (u. a. Bestätigt, Warteliste, Storniert / Abgelehnt). Über Erweiterte Filter lässt sich nach Alter von/bis, Geschlecht, PLZ, Ort, Ernährung, Unverträglichkeiten, Labels und Zahlungsstatus einschränken – wahlweise mit „alle Filter müssen zutreffen (UND)" oder „mindestens ein Filter (ODER)".

Aktionen: + Teilnehmer hinzufügen, Mail an alle, Status ändern, ↑ Nachrücken von der Warteliste, Check-in, Labels vergeben, Export.

Teilnehmer-Detailansicht

Reiter: Persönliche Angaben, Beiträge/Zahlungen, Kommentare, Verlauf, Dokumente.

• Gesundheit & Teilnahme – Ernährung, Unverträglichkeiten, Schwimmfähigkeit
• Im Beitrag enthaltene Extraposten
• Zahlung / Rückerstattung erfassen mit Betrag und Notiz
• Zahlungserinnerung senden
• Dokument hochladen und herunterladen
• Kommentar hinzufügen

Jede Änderung wird im Verlauf protokolliert.

Doppelte Anmeldungen

Mehrere Anmeldungen laufen auf denselben Namen. Bitte prüfen, ob es sich wirklich um dieselbe Person handelt.

Die Anwendung unterscheidet zwei Sicherheiten:

• Duplikat – „Name und Geburtsdatum bzw. E-Mail stimmen überein."
• möglich – „Der Name stimmt überein, weitere Angaben fehlen."

Über Duplikat bestätigen oder Kein Duplikat (mit Notiz zur Entscheidung) erledigst du den Fall; Prüfung zurücknehmen macht das rückgängig. Ändert sich danach etwas, meldet die Anwendung „Seit der letzten Prüfung hat sich die Gruppe geändert – bitte erneut ansehen."

Export

Recht: events.export. Formate CSV, Excel und PDF, in mehreren Listentypen: Teilnehmerliste, Telefonliste, Essensliste, Anwesenheitsliste und Namensschilder.

Zahlungen

Recht: events.payments

Je Teilnehmer werden Beitrag, bereits bezahlt und Restbetrag geführt. Zahlungen und Rückerstattungen werden einzeln erfasst und ergeben zusammen den Zahlungsstatus. Kostenpflichtige Anmeldungen erzeugen automatisch eine Forderung im Beiträge-Modul – „Bei kostenpflichtigen Anmeldungen wird automatisch ein Beitrag erstellt."

Verfügbare Zahlungsarten sind zunächst manuell, Überweisung und bar.

Event-Mails

Recht: events.mail

Zu jeder Veranstaltung gehören Vorlagen für die typischen Anlässe: Eingang der Anmeldung, Bestätigung, Warteliste, Nachrücken, Zahlungseingang, Zahlungserinnerung, Absage, Änderung, Erinnerung vor dem Termin und Dank danach.

Jede Vorlage lässt sich je Veranstaltung überschreiben und einzeln auf Diese Mail automatisch versenden stellen. Wie im Mailbereich gibt es Platzhalter – zusätzlich {{betrag}}, {{bezahlt}}, {{restbetrag}} und {{event.anmeldeschluss}} – sowie den Testversand: „Diese Vorlage einmal mit Beispieldaten an die eigene Adresse schicken."