Mails

Adresse: /mails · Recht: Mails verfassen & versenden (mail.send)

Der Mailbereich verschickt Rundmails an Mitglieder, Kontakte und Verteiler – mit Vorlagen, Platzhaltern und Anhängen. Er ist kein Posteingang: Antworten landen in eurem normalen Postfach, nicht hier.

Die Übersicht

Links stehen Ordner und Tags, in der Mitte die Nachrichten. Gesucht wird über Betreff oder Empfänger; zusätzlich gibt es die Reiter für Entwürfe und das Archiv.

Der Haken Mails mit gleichem Betreff als Konversation bündeln fasst zusammengehörige Sendungen zu einem Strang zusammen – hilfreich, wenn dieselbe Einladung dreimal an verschiedene Gruppen ging.

Sammelaktionen über die Kästchen: In Ordner verschieben…, Tag zuweisen…, Auswahl aufheben.

Mail verfassen

Mail verfassen öffnet den Editor.

Empfänger

Das Empfängerfeld sucht in drei Quellen gleichzeitig:

• Mitglieder – einzeln oder ganze Gruppen/Stufen
• Kontakte – das Adressbuch
• Verteiler – vorbereitete Listen

Freie Adressen lassen sich direkt eintippen und als E-Mail hinzufügen.

Betreff und Text

Der Betreff erlaubt Platzhalter (Betreff (Platzhalter erlaubt)). Der Text wird in einem Rich-Text-Editor geschrieben – Formatierungen, Listen und Links inklusive.

Platzhalter

Über der Eingabe steht die Platzhalterleiste mit allen verfügbaren Feldern. Ein Platzhalter wie {{vorname}} wird beim Versand je Empfänger ersetzt – aus einer Mail werden so hundert persönliche Mails.

Eigene Bausteine lassen sich anlegen (z. B. kontodaten für IBAN, Kontoinhaber und Bank), damit wiederkehrende Blöcke nicht jedes Mal neu getippt werden.

Anhänge, Antwortadresse, Signatur

• Anhänge hochladen, herunterladen und wieder entfernen.
• Antwort an – überschreibt die Standard-Antwortadresse für diese Mail.
• Signatur hinzufügen setzt eine gespeicherte Signatur ein; Signatur aus dieser Mail entfernen nimmt sie wieder heraus.

Vor dem Versand

Drei Sicherheitsnetze, in dieser Reihenfolge:

1. Vorschau – zeigt die Mail mit Beispielempfänger: eine echte Person aus euren Daten, alle übrigen Platzhalter mit Beispielwerten gefüllt.
2. Diese Mail einmal mit Beispieldaten an die eigene Adresse schicken – der Testversand an dich selbst.
3. Die Rückfrage beim Senden: „Mail jetzt an die ausgewählten Empfänger senden?"

:::caution Eine Rundmail ist nicht zurückholbar Nutze den Testversand. Ein falsch geschriebener Platzhalter fällt in der Vorschau sofort auf – in 120 verschickten Mails dagegen erst, wenn die ersten Antworten kommen. :::

Entwürfe

Entwurf speichern legt die Mail beiseite; sie erscheint unter Entwürfe und lässt sich später ändern oder löschen („Diesen Entwurf löschen?").

Nach dem Versand

Eine gesendete Mail zeigt Versendet von, Empfänger, Antwort an, die verwendeten Platzhalter und die Anhänge. Von dort aus:

Aktion	Wirkung
Als Entwurf öffnen	Kopie zum Weiterbearbeiten
Erneut senden	„Diese Mail erneut an alle Empfänger senden?"
Als Vorlage speichern	Fragt nach dem Namen der Vorlage

Vorlagen und Signaturen

Vorlagen lassen sich anlegen, bearbeiten, löschen und beim Verfassen über Vorlage wählen… übernehmen – die Meldung lautet dann „Vorlage übernommen".

Signaturen funktionieren genauso; eine davon lässt sich als Standard festlegen. Typische Namen: Vorstand, Materialwart.

Ordnung: Ordner, Tags, Verteiler

Ordner & Tags verwalten öffnet die Verwaltung:

• Ordner sortieren Mails in Vorgänge. „Jede Mail liegt in höchstens einem Ordner." Beispiel: Sommerlager 2026.
• Tags sind frei kombinierbare Etiketten, z. B. Elternbrief. Eine Mail kann mehrere tragen.
• Verteilerlisten bündeln Empfänger, die immer zusammen angeschrieben werden. Sie werden bei den Kontakten gepflegt.

Mails im Mitgliederportal

Ist das Mitgliederportal aktiv, lässt sich eine Mail mit Im Mitgliederportal nachlesbar markieren. Sie erscheint dann im Postfach der Empfänger – wer die Mail im Postfach nicht mehr findet, kann sie dort in Ruhe nachlesen.

Wenn nichts ankommt

Der Versand braucht eine funktionierende SMTP-Konfiguration. Prüfe Einstellungen → E-Mail (SMTP) und schicke von dort eine Testmail. Erscheint bei Teilnehmenden der Hinweis „Keine Mail gesendet (SMTP/Vorlage prüfen)", liegt es fast immer daran.