ToDos

Adresse: /todos Rechte: ToDos nutzen (todos.read), ToDos zuweisen & Boards für alle anlegen (todos.manage), Tags & Ablage der Anhänge verwalten (todos.config)

Erweiterung

ToDos sind ein optionales Modul und ab Werk ausgeschaltet. Einschalten unter Einstellungen → Erweiterungen. Solange es aus ist, gibt es weder den Menüpunkt noch die Adresse.

Ein ToDo-Board hält fest, was ansteht: ein Board je Vorhaben, darin Listen, darin Karten. Karten werden mit der Maus zwischen den Listen verschoben – von Offen über In Arbeit nach Erledigt, oder wie ihr eure Listen sonst nennt.

Boards

Ein Board ist ein Arbeitsbereich: „Sommerlager 2027", „Vorstand", „Materialpflege". Oben stehen alle Boards, die du betreten darfst; ein Klick wechselt.

＋ Board legt ein neues an – immer gleich mit drei Listen (Offen, In Arbeit, Erledigt). Ein Board ohne Liste wäre eine Sackgasse, weil sich keine Karte darin ablegen ließe; umbenennen und ergänzen kannst du sie danach.

Wer sieht ein Board?

Einstellung	Bedeutung
Nur ich	Dein eigener Arbeitsbereich. Niemand sonst sieht das Board oder seine Karten.
Einzelne Personen	Nur die ausgewählten Konten.
Alle	Jedes Konto, das ToDos nutzen darf. Setzt das Recht ToDos verwalten voraus.

Ein Board für alle anzulegen ist die Entscheidung, die die ganze Runde betrifft – deshalb hängt sie am Recht ToDos verwalten. Ein eigenes oder ein mit einzelnen Personen geteiltes Board darf jeder anlegen.

Board bearbeiten (neben der Board-Auswahl) ändert Name, Beschreibung, Sichtbarkeit und Freigaben. Das darf, wer das Board angelegt hat; bei Boards für alle springt zusätzlich ein Administrator ein – sonst bliebe ein gemeinsames Board unantastbar, sobald das Konto seines Erstellers gelöscht wurde.

Board löschen nimmt alle Karten mit. Die Rückfrage nennt die Anzahl, weil das nicht rückgängig zu machen ist.

Listen

Listen sind frei benennbar: „Ideen", „In Arbeit", „Wartet auf Rückmeldung", „Fertig". Über den Zahnrad-Symbolen in der Listen-Überschrift lassen sie sich umbenennen, als Erledigt-Liste markieren und löschen. ＋ Liste hinzufügen ganz rechts ergänzt eine weitere.

Die Erledigt-Liste

Eine Liste kann als Erledigt-Liste markiert werden (Häkchen-Symbol). Karten, die dorthin gezogen werden, gelten als erledigt – mit Zeitpunkt und Person. Zieht man sie wieder heraus, sind sie wieder offen.

Das ist mehr als Kosmetik: Fristerinnerungen, die Kachel Meine ToDos auf dem Dashboard und die Aufbewahrungsfrist hängen alle an diesem Zustand. Ohne die Markierung wüsste die Anwendung nicht, dass eine Karte in „Fertig" fertig ist – und würde weiter erinnern.

Mehrere Erledigt-Listen je Board sind erlaubt: „Fertig" und „Verworfen" sind beides nicht mehr offen.

Listen löschen

• Eine leere Liste verschwindet nach einer normalen Rückfrage.
• Bei einer vollen Liste musst du ihren Namen abtippen. Die Rückfrage sagt dabei, wohin die Karten wandern – nämlich in die erste Liste des Boards. Verloren geht keine.
• Die letzte Liste eines Boards lässt sich nicht löschen: ohne Liste hätten die Karten keinen Platz.

Karten

＋ Karte hinzufügen steht in jeder Liste direkt unter der letzten Karte. Ein Klick auf eine Karte öffnet sie.

Auf der Karte selbst siehst du auf einen Blick:

• einen Farbstreifen für die Dringlichkeit – rot = überfällig, gelb = heute oder morgen, blau = diese Woche, grau = später oder ohne Frist,
• die Frist im Klartext („3 Tage überfällig", „morgen", „in 4 Tagen"),
• die Tags,
• Zähler für Unteraufgaben, Kommentare und Anhänge,
• rechts unten den Kreis mit den Initialen der zuständigen Person.

Das Häkchen links hakt eine Karte direkt ab, ohne sie zu öffnen.

Verschieben und sortieren

Karten werden mit der Maus gezogen – zwischen Listen und innerhalb einer Liste. Ein Strich zeigt, wo die Karte landet.

Am Handy gibt es kein Ziehen; dort sitzt auf jeder Karte ein kleines Menü (⋯), das sie in eine andere Liste schickt.

Die Auswahl Sortieren rechts über dem Board ordnet nach Fälligkeit, Titel, zuletzt angelegt oder zuletzt geändert. Das ist eine Ansicht – die von Hand gezogene Reihenfolge wird dabei nicht überschrieben. Solange sortiert wird, ist das Umsortieren von Hand ausgeschaltet; in eine andere Liste ziehen geht weiter.

Frist und Erinnerung

Eine Karte kann ein Fälligkeitsdatum, optional eine Uhrzeit und einen Vorlauf tragen („2 Tage vorher erinnern").

Die Erinnerung geht morgens per E-Mail an die zuständige und die erstellende Person. Bewusst per Mail und nicht über die Benachrichtigungen: eine Frist soll sich nicht darauf verlassen, dass jemand einen Zustellweg eingerichtet hat. Abschalten lässt sie sich je Karte über Erinnern → gar nicht.

Ohne Fälligkeitsdatum gibt es weder Uhrzeit noch Erinnerung – beide hätten nichts, woran sie sich ausrichten.

Wer sieht eine Karte?

Zusätzlich zum Board trägt jede Karte eine eigene Sichtbarkeit:

Einstellung	Bedeutung
Alle auf diesem Board	Jeder, der das Board sehen darf. Der Normalfall.
Einzelne Personen	Nur die ausgewählten Konten – auch wenn andere das Board sehen.
Nur ich	Sieht sonst niemand, auch nicht auf einem geteilten Board.

Zwei Ebenen, beide müssen aufgehen

Das Board entscheidet, wer den Arbeitsbereich betritt; die Karte, wer darin dieses eine ToDo sieht. Deshalb heißt „Alle" auf einer Karte immer alle, die dieses Board sehen – nicht jedes Konto der Anwendung. Eine private Karte bleibt privat, auch für Administratoren.

Wer eine Karte zugewiesen bekommt, sieht sie in jedem Fall – sonst wäre die Zuweisung wirkungslos. Sie öffnet aber kein Board, das man ohnehin nicht betreten darf.

Zuweisen an andere setzt das Recht ToDos verwalten voraus. Sich selbst zuständig zu machen darf jeder; das ist eine Notiz, keine Zuweisung.

Die zuständige Person benachrichtigen

Sobald du jemand anderen zuständig machst, erscheint unter der Auswahl das Häkchen Per E-Mail benachrichtigen – mit dem Namen der Person, damit klar ist, wer die Mail bekommt. Es ist von Haus aus gesetzt: wer etwas überträgt, will in aller Regel, dass die andere Seite davon erfährt. Nimm es heraus, wenn ihr ohnehin nebeneinandersitzt.

Die Mail nennt Titel, Beschreibung, Frist und verlinkt direkt auf die Karte.

Das Häkchen erscheint nur bei einer neuen Zuständigkeit für jemand anderen. Wer ohnehin schon zuständig ist, bekommt bei jedem weiteren Speichern keine Mail mehr, und sich selbst schickt niemand eine.

Wer darf was ändern?

Handlung	Wer
Abhaken, verschieben, kommentieren, Unteraufgaben abhaken, etwas anhängen	jeder, der die Karte sieht
Titel, Beschreibung, Frist, Sichtbarkeit, Tags, Zuständigkeit	erstellende und zuständige Person
Löschen	erstellende Person

Bei Karten, die für alle sichtbar sind, springt zusätzlich ein Administrator ein.

Unteraufgaben, Anhänge, Kommentare

• Unteraufgaben sind eine Checkliste innerhalb der Karte. Der Fortschritt (1/3) steht auf der Karte. Eigene Fristen haben sie bewusst nicht – die Frist gehört zur Karte.
• Anhänge: Bilder und PDF bis 10 MB.
• Kommentare halten den Verlauf fest.

Jemanden mit @ erwähnen

In der Beschreibung und in Kommentaren öffnet ein @ eine Auswahlliste. Der Name der gewählten Person ist im Text farbig hervorgehoben, und sie bekommt immer eine E-Mail – mit dem Satz, in dem sie erwähnt wurde, und einem Link auf die Karte.

Immer, ohne dass jemand etwas einrichten muss: eine Erwähnung ist eine persönliche Ansprache und soll nicht daran scheitern, dass im Profil kein Zustellweg eingetragen ist. Wer darüber hinaus Benachrichtigungen über Telegram oder Signal eingeschaltet hat, bekommt sie zusätzlich dort – doppelte Mails gibt es dabei nicht.

Jede Person wird einmal benachrichtigt. Wird dieselbe Beschreibung später erneut gespeichert, geht die Mail nicht noch einmal hinaus; nur neu hinzugekommene Erwähnungen lösen eine aus.

Hervorgehoben wird nur, wer wirklich aus der Liste ausgewählt wurde – ein getipptes @irgendwas bleibt normaler Text. Daran siehst du, ob die Erwähnung tatsächlich jemanden erreicht hat.

Jemanden zu erwähnen, der die Karte gar nicht sehen darf, bleibt wirkungslos – ebenso bei jemandem ohne das Recht ToDos nutzen. Sonst wäre die Erwähnung ein Weg, den Titel einer privaten Karte nach außen zu tragen.

Tags

Tags sind Kategorie oder Zuständigkeitsbereich – „Sommerlager", „Orga", „Material" – mit Farbe, und die Liste lässt sich damit filtern. Gepflegt werden sie zentral über den Knopf Tags (Recht Tags verwalten): eine gemeinsame Liste statt freier Texte, sonst stehen „Lager", „lager" und „Lager " nebeneinander und kein Filter trifft mehr.

Einen Tag zu löschen entfernt nur die Zuordnung; die Karten bleiben.

Papierkorb

Gelöschte ToDos landen im Papierkorb und werden erst nach Ablauf einer Frist endgültig entfernt – mitsamt Kommentaren, Unteraufgaben und Anhängen, die sonst mitgegangen wären.

• Standard sind 30 Tage, einstellbar zwischen 1 und 365 unter Tags → Papierkorb.
• An jeder Karte steht, wie lange sie noch da ist, woher sie kommt und wer sie gelöscht hat. Die letzten drei Tage sind rot.
• Zurückholen legt sie wieder auf ihr Board – in die ursprüngliche Liste, oder in die erste Liste, falls es die alte nicht mehr gibt.
• Endgültig löschen entfernt sie sofort.
• Im Papierkorb steht nur, was du auch vorher sehen durftest.

Aufgeräumt wird täglich um 4:45 Uhr, und nur solange das Modul eingeschaltet ist – wer die ToDos abschaltet, findet seinen Papierkorb später unangetastet vor.

Auf dem Dashboard

Die Kachel Meine ToDos zeigt, was offen ist, was überfällig ist und was als Nächstes ansteht. Bewusst nur, was du angelegt hast oder wofür du zuständig bist – sonst wäre die Startseite voll mit Dingen, die andere machen.

Anhänge in der Datenbank oder im Speicher

Unter Tags → Ablage der Anhänge entscheidest du, wohin neue Anhänge gelegt werden:

• Datenbank – der Standard, braucht keine weitere Einrichtung.
• Speicher – hält die Anhänge aus der Datenbank heraus, setzt aber das eingeschaltete Dokumente-Modul voraus.

Die Umstellung gilt für neue Anhänge. Den Bestand holt ein eigener Knopf nach – damit ein Häkchen nicht unbemerkt hunderte Dateien verschiebt und bei einem Abbruch niemand weiß, was schon drüben ist.