Belegungsplan
Adressen: /belegungsplan, /belegungsplan/einstellungen
Rechte: Belegungsplan einsehen (belegung.read), Räume & Plätze belegen
(belegung.manage), Einstellungen & Ressourcen verwalten (belegung.config)
Erweiterung: muss unter Erweiterungen eingeschaltet
sein
Der Belegungsplan beantwortet eine einzige Frage: Wer hat wann welchen Raum? Gruppenraum, Turnhalle, Zeltplatz, Beamer – alles, was mehrere Gruppen nacheinander benutzen und worüber es sonst Zettel an der Tür oder Nachrichten in drei Chatgruppen gibt.
Der Verleih verwaltet, was außer Haus geht, und rechnet in ganzen Tagen – ein Zelt, das am Samstag zurückkommt, ist am Samstag nicht halb verfügbar. Der Belegungsplan verwaltet, was im Haus bleibt, und rechnet in Stunden: „Dienstag 17:00–18:30" und „Dienstag 19:00–20:30" sind zwei Belegungen desselben Raums und gerade kein Konflikt.
Die beiden Ansichten
| Ansicht | Beantwortet |
|---|---|
| Woche | „Wann ist der Gruppenraum diese Woche frei?" Eine Zeile je Ressource, eine Spalte je Tag – das ist der Plan zum Aushängen. |
| Monat | „Was ist im Oktober los?" Dasselbe Raster wie der Kalender. |
Über den Chips oben lassen sich einzelne Ressourcen ein- und ausblenden. Neu angelegte Ressourcen sind von selbst dabei – man muss sie nicht erst anhaken.
Womit die Seite aufgeht – Woche oder Monat – und ob das Wochenende im Wochenraster erscheint, steht in den Einstellungen.
Fahre im Wochenraster über eine freie Zelle und klicke das +. Ressource und Tag sind dann schon eingetragen – du gibst nur noch Uhrzeit und Anlass an.
Belegen
＋ Belegen öffnet das Formular.
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Wofür | Pflicht – erscheint im Plan, z. B. Gruppenstunde |
| Was wird belegt? | Pflicht. Mindestens eine Ressource anhaken, gern mehrere – siehe unten. Darunter stehen die Buchungszeiten der gewählten Räume. |
| Von / Bis | Das Enddatum ist nur für mehrtägige Belegungen nötig |
| Beginn / Ende | Beides Pflicht, sobald es nicht ganztägig ist. Vorbelegt sind sie aus den Einstellungen bzw. aus der Öffnungszeit des Raums. |
| Ganztägig | Belegt den ganzen Tag. Aus ist der Normalfall. |
| Wiederholung | Siehe unten |
| Gruppe | Optional, aus der Mitgliederverwaltung. Steht im Plan vor dem Titel. |
| Notiz | Frei |
Der ganze Zweck dieses Bereichs ist die Aussage von wann bis wann. Ein Eintrag, der nur einen Beginn nennt, macht den Plan unbrauchbar – niemand weiß dann, ab wann der Raum wieder frei ist.
Mehrere Ressourcen auf einmal
Ein Lager belegt Gruppenraum, Küche und Platz – zur selben Zeit, unter demselben Titel. Hake bei Was wird belegt? einfach alle drei an: Das bleibt eine Belegung. Verschiebst du sie später um eine Stunde, ist das eine Änderung und nicht drei – mit der sicheren Aussicht, dass sonst eine davon vergessen wird.
Im Wochenraster erscheint sie in jeder betroffenen Zeile, gekennzeichnet mit einem Ketten-Symbol; wer sie dort anklickt, bearbeitet immer das Ganze. Der vollständige Raum-Satz steht im Tooltip.
Klicke sie im Dialog erneut an. Bleibt am Ende keine übrig, lässt sich nicht speichern – eine Belegung ohne Raum beantwortet keine Frage.
Wer belegt: die Gruppe steht vorn
Gehört eine Gruppe zur Belegung, nennt der Plan sie vor dem Titel: „Wölflinge: Gruppenstunde". In einem Haus mit fünf Stufen stünde sonst viermal Gruppenstunde untereinander, ohne dass jemand weiß, wessen.
Auf dem öffentlichen Ansichtslink erscheint die Gruppe nicht – dort steht nie, wer belegt hat.
Wiederholung
Die Gruppenstunde jeden Dienstag trägt man einmal ein, nicht vierzigmal. Gespeichert wird die Regel, nicht das Ergebnis: Ändert sich die Uhrzeit, ist das eine Änderung und nicht vierzig.
Zur Auswahl stehen Täglich, Wöchentlich, Alle 2 Wochen, Monatlich, Jährlich und Individuell… – dort lassen sich Abstand, Wochentage und das Ende der Reihe (nie, an einem Datum oder nach einer Anzahl) einstellen. Unter der Auswahl steht immer ein Satz zum Gegenlesen: „Jeden Dienstag", „Alle 2 Wochen donnerstags, bis 30.06.2027".
Das Formular bearbeitet dabei immer die ganze Reihe, auch wenn du einen einzelnen Termin angeklickt hast. Ein Hinweis oben im Dialog sagt das.
Einen einzelnen Termin ausfallen lassen
„Am 24.12. brauchen wir den Raum nicht." Löschen fragt bei einer Reihe zurück:
- Nur diesen Termin – der Raum ist an diesem Tag wieder frei, die Reihe läuft weiter.
- Ganze Reihe – alle Termine verschwinden.
Ausgelassene Termine stehen im Dialog als anklickbare Datums-Chips; ein Klick nimmt sie wieder auf. Ist der Raum inzwischen anderweitig vergeben, sagt die Anwendung das – der Termin bleibt dann ausgelassen.
Wenn es schon belegt ist
Kollidiert eine Belegung mit einer bestehenden, wird sie nicht gespeichert. Stattdessen steht im Dialog, was im Weg ist:
Schon vergeben Belegt: „Leiterrunde" am 18.08.2026, 19:00–20:30 Uhr.
Der Dialog bleibt offen, damit sich daneben eine andere Zeit einstellen lässt.
Hast du mehrere Ressourcen angehakt, wird jede für sich geprüft und die Meldung nennt den Namen – „Küche" – Belegt: …. „Gruppenraum frei, Küche belegt" ist die häufigste Antwort überhaupt und wäre ohne diese Angabe nicht zu gebrauchen.
- Verglichen werden Zeitfenster, nicht Tage.
- Grenzen zählen nicht mit: Wer um 18:30 aufhört, blockiert nicht den, der um 18:30 anfängt.
- Eine ganztägige Belegung kollidiert mit allem an diesem Tag.
- Bei Reihen wird jeder einzelne Termin geprüft. „Jeden Montag" und „jeden Dienstag" laufen beide von Januar bis Juli und kollidieren trotzdem nie.
- Geprüft wird bis zwölf Monate voraus. Was danach kollidiert, fällt beim nächsten Ändern auf.
Ob eine Doppelbelegung überhaupt abgelehnt wird, ist einstellbar – siehe Doppelbelegung.
Einstellungen
Adresse: /belegungsplan/einstellungen · Recht: belegung.config
Der Knopf Einstellungen oben rechts im Plan führt auf drei Reiter: Plan, Ressourcen und Öffentlicher Link.
Reiter „Plan"
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Startansicht | Womit die Seite aufgeht. Wer feste Gruppenstunden hat, fährt mit der Woche besser; wer einzelne Veranstaltungen plant, mit dem Monat. |
| Wochenende in der Wochenansicht zeigen | Aus: Montag bis Freitag. Wer nur werktags öffnet, gewinnt damit zwei Spalten Platz. |
| Beginn (neue Belegungen) | Vorschlag im Belegen-Dialog. Leer lassen, wenn es keine übliche Zeit gibt. Hat die gewählte Ressource eine Öffnungszeit, gilt die – sie ist die genauere Auskunft. |
| Dauer (Minuten) | Daraus wird das Ende vorgeschlagen, sobald ein Beginn dasteht. 90 Minuten ist die übliche Gruppenstunde. |
Diese Einstellungen gelten für alle – anders als die Einblendung im Kalender, die sich der eigene Browser merkt.
Doppelbelegung
| Wahl | Bedeutung |
|---|---|
| Verhindern (Voreinstellung) | Die zweite Belegung wird abgelehnt, mit Angabe, wer im Weg ist. |
| Zulassen und nur darauf hinweisen | Sie wird gespeichert, die Überschneidung erscheint als Hinweis. |
Für Räume, die sich wirklich teilen lassen – ein großer Saal, eine Wiese. Dort führt die harte Sperre nur dazu, dass die zweite Gruppe gar nicht erst eingetragen wird und der Plan überhaupt nicht mehr stimmt.
Reiter „Ressourcen"
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Pflicht, z. B. Gruppenraum |
| Art | Raum, Platz / Fläche oder Gerät – nur für die Übersicht; belegt wird alles gleich |
| Ort, Plätze | Information für die Auswahl („passt die Gruppe rein?") |
| Buchbar ab / bis | Übliche Nutzungszeit. Beides leer = rund um die Uhr. |
| Gar nicht buchbar an | Wochentage, an denen normalerweise nichts geht |
| Farbe im Plan | Wie im Kalender; wirkt auch auf der öffentlichen Seite |
| Buchbar | Aus: bleibt im Plan sichtbar, lässt sich aber nicht neu belegen |
| Im öffentlichen Ansichtslink zeigen | Siehe unten |
Wer außerhalb der Zeiten belegt, bekommt „Der Gruppenraum ist erst ab 08:00 Uhr buchbar." – gespeichert wird trotzdem. Aufbau um 6 Uhr ist Alltag, und eine harte Sperre führt nur dazu, dass er am Plan vorbei stattfindet und der Plan nicht mehr stimmt.
Eine Ressource zu löschen nimmt ihre Belegungen mit. Sind welche vorhanden, wird zurückgefragt und die Anzahl genannt – und dabei unterschieden: Belegungen, die nur diese Ressource haben, verschwinden; Belegungen, die auch andere belegen, verlieren nur diese eine und bleiben bestehen. Wer einen Raum nur vorübergehend stilllegen will, nimmt stattdessen den Haken bei Buchbar heraus.
Reiter „Öffentlicher Link"
Hier lässt sich eine öffentliche Seite einschalten – für die Vereins-Website oder zum Aushängen am schwarzen Brett. Was sie zeigt, steht im nächsten Abschnitt.
Der öffentliche Ansichtslink
Die Seite zeigt eine Woche als Tabelle: eine Zeile je Tag, eine Spalte je freigegebene
Ressource, dazu frei oder die belegten Zeiten. Sie lässt sich blättern, kommt ohne
Anmeldung aus und funktioniert auch im <iframe> einer fremden Website.
Der Link zeigt nur an. Anders als beim öffentlichen Ausleihformular des Verleihs gibt es hier kein Formular und keinen Weg, von außen etwas einzutragen. Belegt wird ausschließlich angemeldet.
Drei Dinge steuerst du dabei:
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Im öffentlichen Ansichtslink zeigen (je Ressource, im Reiter Ressourcen) | Nur angehakte Ressourcen erscheinen. Ein neu angelegter Raum ist damit nicht automatisch veröffentlicht. |
| Titel der Belegungen zeigen | Aus: es steht nur belegt da. An: „17:00–18:30 Gruppenstunde". |
| Link erneuern | Erzeugt einen neuen Token; der alte Link ist sofort tot – auch dort, wo er schon eingebunden ist. |
Wer belegt hat, steht dort nie – weder das Konto noch die Gruppe. Der Gruppenname, den der Plan im angemeldeten Bereich vor den Titel setzt, fällt hier weg: aus „Wölflinge: Gruppenstunde" wird „Gruppenstunde". Die Frage „ist der Raum frei?" beantwortet sich auch ohne.
Belegt eine Belegung mehrere Ressourcen, erscheint sie nur in den Spalten der freigegebenen – ein nicht veröffentlichtes Büro bleibt unsichtbar, auch wenn es zur selben Belegung gehört.
Im Kalender mitzeigen
Im Kalender gibt es die Schaltfläche Belegungen. Sie blendet die Belegungen in das Monatsraster ein, neben Terminen, Veranstaltungen und Packlisten.
Die Einstellung merkt sich dein Browser – sie gilt also für dich, nicht für alle. Wer den Kalender wegen der Gruppenstunden aufschlägt, will nicht jede Hallenstunde daneben stehen haben; wer die Woche plant, sehr wohl.
Die eingeblendeten Belegungen sind dort nur lesbar. Ein Klick führt in den Belegungsplan – gepflegt werden sie an einer Stelle.
Belegungen abonnieren
Wer den Gruppenraum jeden Dienstag belegt, hat den Termin bisher zweimal gepflegt: einmal hier und einmal im eigenen Kalender. Das Kalender-Abo holt die Belegungen direkt – mit Uhrzeit, als Wiederholungsregel und nur lesend, ohne zweite Anmeldung.
Eingeschaltet wird das im Kalender unter Inhalte des Abos; dort lässt sich auch festlegen, welche Ressourcen gemeint sind. Ohne Auswahl sind es alle aktiven.
Was nicht hinausgeht: die internen Notizen und wer gebucht hat. Der Abo-Link ist ohne Anmeldung abrufbar, und in einer Notiz steht schnell mehr, als für einen Handy-Kalender gedacht war.
Was der Belegungsplan nicht macht
- Kein Genehmigungsweg. Wer belegen darf, hat mit dem Eintragen entschieden. Ein Antrag an sich selbst wäre ein Formular ohne Zweck.
- Keine abweichenden Einzeltermine. „Jeden Freitag, aber am 3. Oktober ausnahmsweise um 15 Uhr" geht nicht. Lass den Termin ausfallen und trage einen einzelnen ein.
- Keine unterschiedlichen Zeiten je Ressource. Hakst du mehrere Räume an, gelten für alle dieselben Zeiten. „Küche schon ab 15 Uhr, Saal erst ab 17 Uhr" sind zwei Belegungen.
- Keine Anmeldung von außen. Siehe oben.
Wer darf was
| Recht | Darf |
|---|---|
belegung.read | Den Plan ansehen |
belegung.manage | Belegen, ändern, aufheben |
belegung.config | Einstellungen ändern, Ressourcen pflegen, öffentlichen Link verwalten |
Ansehen ist bewusst großzügiger gedacht als belegen: Ob der Gruppenraum am Freitag frei ist, ist eine harmlose Frage – ihn zu vergeben eine Entscheidung.
Jede Änderung landet im Aktivitätsprotokoll.
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