Artikel & Exemplare

Das ist das wichtigste Konzept der Materialverwaltung – wenn du es einmal verstanden hast, erklärt sich der Rest von selbst.

Das Problem

Ein Verein besitzt zehn Sudan-Zelte. Zwei Möglichkeiten, das abzubilden – beide für sich unbefriedigend:

• Ein Eintrag „Sudan-Zelt, Anzahl 10". Einfach, aber du kannst nicht festhalten, dass Zelt Nummer 3 einen Riss hat und Nummer 7 gerade im Lager Westernohe steht.
• Zehn einzelne Einträge. Genau, aber die Liste ist unübersichtlich, und beim Packen müsstest du jedes Zelt einzeln heraussuchen.

Die Lösung: zwei Blickwinkel auf dieselben Daten

Die Anwendung speichert jedes Exemplar einzeln – und zeigt sie wahlweise gebündelt an.

Der Umschalter oben rechts auf der Materialliste wechselt zwischen beiden Ansichten:

Ansicht	Was du siehst
Artikel	Gleichartiges gebündelt in einer Zeile, mit Bestandszahl. Ein Klick klappt die Exemplare auf.
Einzel-Exemplare	Jedes Stück als eigene Zeile, mit eigener ID, eigenem Zustand, eigenem Regalplatz.

Wie die Bündelung entsteht

Die Anwendung bündelt automatisch über den Titel. Alle Einträge mit exakt demselben Titel bilden einen Artikel. Aus zwei Exemplaren wird ein Artikel; ein einzelnes Stück bleibt eine normale Zeile.

Daraus folgt eine praktische Regel:

:::tip Der Titel ist der Schlüssel Schreibe den Titel bei zusammengehörigen Stücken exakt gleich. „Sudan-Zelt" und „Sudanzelt" sind zwei verschiedene Artikel. Was die Exemplare unterscheidet, gehört in Farbcode, Material-ID oder Regalplatz – nicht in den Titel. :::

Ein Exemplar unterscheidet sich vom nächsten typischerweise durch:

• Material-ID – die Inventarnummer
• Farbcode – z. B. Grün, Blau-Blau, die klassische Zeltmarkierung
• Regalplatz – wo genau es liegt
• Status und Zustand – Nummer 3 ist defekt, der Rest ist in Ordnung

Die Artikel-Zeile lesen

In der Artikel-Ansicht steht in der Spalte Bestand eine Zahl – manchmal auch zwei:

Anzeige	Bedeutung
10	Alle zehn Exemplare sind frei
7 / 10	Von zehn Exemplaren sind sieben frei; drei sind verplant, defekt oder archiviert

Das Gewicht in der Artikel-Zeile ist das Gewicht pro Stück (gekennzeichnet mit „/ Stk"), nicht das Gesamtgewicht.

Ein Klick auf die Artikel-Zeile klappt die Exemplare auf (▸ wird zu ▾). Jedes Exemplar zeigt seinen Farbcode oder schlicht Exemplar, dahinter die Material-ID und – falls zutreffend – die Kennzeichen archiviert, Defekt oder Extern.

Auswählen: Artikel oder Exemplar

Beide Ebenen haben ein eigenes Kästchen, und das hat Konsequenzen:

• Artikel auswählen heißt: „Gib mir n Stück davon, egal welche." Die Anwendung sucht sich beim Buchen selbst freie Exemplare heraus.
• Exemplar auswählen heißt: „Genau dieses Stück."

Wählst du einen Artikel aus, werden vorher einzeln angehakte Exemplare desselben Artikels automatisch abgewählt – sonst stünde dasselbe Zelt doppelt auf der Packliste. Solange der Artikel gewählt ist, sind seine Exemplar-Kästchen deaktiviert.

Was beim Buchen passiert

Setzt du einen Artikel mit Menge n auf eine Packliste, sucht die Anwendung n freie Exemplare und bucht sie. „Frei" heißt dabei:

1. nicht archiviert,
2. nicht in einem gesperrten Status (defekt, in Reparatur, ausgemustert),
3. im Zeitraum der Packliste nicht schon auf einer anderen Liste verplant.

Danach meldet die Anwendung genau, was passiert ist:

• „4 Exemplar(e) gebucht" – alles hat geklappt.
• „3 Exemplar(e) gebucht, 1 nicht verfügbar – im Zeitraum verplant auf: Pfingstlager 2026" – es fehlt etwas, und du erfährst auch, warum.
• „Keine freien Exemplare mehr verfügbar" – nichts konnte gebucht werden.

:::info Welches Exemplar es wird, entscheidet sich beim Scannen Solange eine Artikel-Position noch nicht gepackt ist, steht in der Packliste „Zuordnung beim Scannen" statt einer Material-ID. Erst wenn du beim Packen ein konkretes Zelt scannst, wird genau dieses Exemplar der Position zugeordnet. Das entspricht der Wirklichkeit: Welches der zehn Zelte tatsächlich mitfährt, entscheidet sich im Materialraum. :::

Stückzahl-Material

Nicht alles lohnt eine Einzelverwaltung – 200 Heringe zum Beispiel. Dafür gibt es das Feld Anzahl (Bestand): ein Eintrag mit Menge 200.

Solches Material verhält sich anders als ein Artikel:

• Es bleibt eine Zeile, auch in der Exemplar-Ansicht.
• Auf einer Packliste lässt sich die Menge frei setzen – begrenzt durch den Bestand.
• Überschreitest du ihn, korrigiert die Anwendung und meldet „Von ‚Hering 25cm' gibt es nur 200 Stück."
• Ein Eintrag ohne Anzahl gilt als genau einmal vorhanden.

Welche Form wofür?

Situation	Empfehlung
Zehn gleiche Zelte, einzeln unterscheidbar	Zehn Exemplare mit gleichem Titel → Artikel
200 Heringe	Ein Eintrag mit Anzahl 200
Ein einzelnes Kochfeld	Ein Eintrag, ohne Anzahl
Fünf Kisten mit unterschiedlichem Inhalt	Fünf Einträge mit verschiedenen Titeln

Häufige Fragen

Ich habe zwei Zelte angelegt, aber es entsteht kein Artikel. Die Titel sind nicht identisch. Achte auf Leerzeichen, Bindestriche und Groß-/Kleinschreibung.

Kann ich einen Artikel wieder auftrennen? Ja – benenne ein Exemplar um. Es löst sich sofort aus dem Bündel.

Warum zeigt der Artikel 7 / 10, obwohl nichts unterwegs ist? Dann sind drei Exemplare archiviert oder in einem gesperrten Status. Klapp den Artikel auf – die Kennzeichen an den Exemplaren zeigen es.