Kalkulation

Adresse: /kalkulation Rechte: einsehen & exportieren (kalkulation.read), anlegen & bearbeiten (kalkulation.manage), abschließen & wieder öffnen (kalkulation.config)

Die Kalkulation ist das Werkzeug vor der Fahrt: Was kostet das Lager, und wie hoch muss der Beitrag sein, damit es aufgeht?

Kalkulation anlegen

＋ Neue Kalkulation:

Feld	Hinweis
Name	z. B. Pfingstlager 2026
Veranstaltung	Optional – oder Ohne Veranstaltung (freie Kalkulation)
Beschreibung (optional)	–
Beitrag aufrunden auf	z. B. volle Euro, 5 €; oder Nicht runden

Das Mengengerüst

Die Größen, aus denen sich die Zeilen unten berechnen.

Zuerst die Rechengrößen: Zahl der Teilnehmenden, Zahl der Leitenden, Übernachtungen, Tage. Auf sie beziehen sich die Positionen – änderst du die Teilnehmerzahl, rechnet die gesamte Kalkulation neu.

Ist die Kalkulation mit einer Veranstaltung verknüpft, zieht sie Werte aus der Veranstaltung und hält sie aktuell: „Wird laufend aus der Veranstaltung übernommen." Werte aus der Veranstaltung übernehmen stößt den Abgleich von Hand an.

Positionen

Positionen sind die Zeilen der Kalkulation – Ausgabe hinzufügen oder Einnahme hinzufügen.

Je Position:

Feld	Erklärung
Bezeichnung	z. B. Transporter 7,5t, 4 Tage
Kategorie	z. B. Transport, Verpflegung, Zuschüsse
Menge	Fest oder Aus Parameter (aus dem Mengengerüst), wahlweise mal einem Faktor oder abzüglich eines Werts
Einzelpreis	„Leer lassen für einen festen Betrag. Sonst rechnet die Zeile Menge × Einzelpreis."
Notiz (optional)	„z. B. Grundlage der Schätzung, Förderrichtlinie, Ansprechpartner"

Die Verbindung zum Mengengerüst ist der Kern: *„Verpflegung = Teilnehmende × 4 Tage × 6,50 €" wird beim Ändern der Teilnehmerzahl automatisch neu gerechnet.

Kategorien verwalten legt die Gliederung an.

Der Teilnehmendenbeitrag

Die besondere Zeile: Sie rechnet rückwärts.

Wird aus Ausgaben minus Zuschüssen zurückgerechnet und aufgerundet.

Die Anwendung zeigt dabei beides – den rechnerisch nötigen Betrag und den aufgerundeten. Ein von Hand gesetzter Beitrag wird gekennzeichnet („Der Beitrag wurde von Hand gesetzt.").

Zwei Meldungen sind erklärungsbedürftig:

• „Es gibt keine Zeile für die Teilnehmendenbeiträge." – lege sie über ＋ Zeile an.
• „Kein Beitrag berechenbar: im Mengengerüst stehen keine zahlenden Personen." – im Mengengerüst fehlt die Zahl der zahlenden Teilnehmenden.

Szenarien

Szenarien sind Varianten derselben Kalkulation: 20 Teilnehmende, 35 Teilnehmende, mit Zuschuss / ohne Zuschuss. Je Szenario lassen sich eigene Werte erfassen, und die Ergebnisse stehen nebeneinander.

Das ist die ehrlichste Art, die Frage „Was, wenn nur zwanzig kommen?" zu beantworten – vor der Ausschreibung, nicht danach.

Angebote

Zu jeder Position lassen sich Angebote hinterlegen: Bezeichnung (z. B. Transporter 7,5t, 4 Tage), Betrag (z. B. 1169,00), Gültig bis und eine Datei.

„Bitte eine Datei wählen oder wenigstens eine Bezeichnung angeben." Angebote lassen sich öffnen, herunterladen und entfernen. Ohne Angebot steht dort „Noch kein Angebot hinterlegt."

:::tip Angebote gehören in die Kalkulation, nicht ins Mailpostfach Wenn ein Jahr später jemand fragt, warum der Bus 1.169 € gekostet hat, liegt das Angebot genau an der Zeile, um die es geht. :::

Plan gegen Ist

Ist die Kalkulation mit einer Veranstaltung verknüpft, stellt sie gegenüber:

Geplante Ausgaben gegen die tatsächlichen Belege aus der Abrechnung – und die Beiträge gegen die Anmeldungen.

So siehst du schon während der Vorbereitung, ob die Schätzung trägt. Eine Einschränkung nennt die Anwendung selbst: „Belege sind nur der Oberkategorie zugeordnet."

Abschließen

Abschließen setzt die Kalkulation auf schreibgeschützt; Wieder öffnen hebt das auf (Recht kalkulation.config).

Arbeiten mehrere gleichzeitig daran, meldet die Anwendung: „Jemand anderes hat diese Kalkulation gerade geändert – die Ansicht wurde neu geladen."

Export

• PDF-Zusammenfassung – für die Leitungsrunde
• Excel-Export – zum Weiterrechnen