Belege & Auslagen

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Belege hochladen (PDF, Foto, E-Rechnung), ergänzen, Auslagen erstatten und Buchungen zuordnen.

Der Belegbereich löst das Problem, das jeder Verein kennt: Sieben Leute haben etwas ausgelegt, und im Schuhkarton liegen dreißig Kassenzettel.

Die Liste

Gesucht wird über Beschreibung, Nr. oder Betrag; filtern lässt sich nach Alle Kostenstellen und über Zugeordnete ausblenden.

Belege tragen sprechende Kennzeichen:

Kennzeichen	Bedeutung
Ungeprüft – bitte ergänzen	Hochgeladen, aber noch nicht erfasst
Auslage erstattet	Das Geld ist zurückgeflossen
IBAN fehlt – bitte nachfragen	Auslage ohne Bankverbindung – Erstattung nicht möglich
Auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt	Der Beleg ist gesplittet

Ein Zähler zeigt die ungeprüften Belege, dazu gibt es eine Ausgaben-Zusammenfassung.

Beleg hinzufügen

Belege hochladen oder schlicht per Drag & Drop in die Liste: „Lege Belege per Drag & Drop ab, um sie hochzuladen."

Erlaubt sind PDF, Foto (JPG/PNG/WebP) oder E-Rechnung (XML).

Beleg erfassen

Ein Klick öffnet den Belegdialog: links die Belegvorschau, rechts die Felder.

Die Vorschau lässt sich Nach links drehen, Nach rechts drehen, Vergrößern (Beleg groß) und In neuem Tab öffnen ↗. Für E-Rechnungen gibt es keine Vorschau („Keine Vorschau (E-Rechnung/XML). Datei unten herunterladen.").

Die Felder

Feld	Hinweis
Beschreibung	„Was wurde wofür bezahlt?"
Betrag in €	–
Währung auf dem Beleg	„Trage bei Kartenzahlung als Betrag in € den tatsächlich abgebuchten Betrag ein."
Datum	Datum der Zahlung
Kostenstelle & Kategorie	Die Einordnung
Zahlungsstatus	Bereits bezahlt oder Noch offen – muss noch bezahlt werden („Erscheint in der Belegliste als offene Rechnung.")
Aus welcher Kasse / welchem Konto?	Optional

Auf mehrere Kostenstellen aufteilen

Auf mehrere aufteilen öffnet die Aufteilung auf mehrere Kostenstellen: + Teil hinzufügen, Teil entfernen, Aufteilung entfernen. Der Großeinkauf, der halb zum Lager und halb zur Gruppenstunde gehört, wird so korrekt verteilt.

Auslagen

Der Haken Auslage – jemand hat privat bezahlt schaltet die Erstattungsfelder frei:

• Wer hat das Geld ausgelegt?
• IBAN für die Erstattung (optional) – mit IBAN kopieren

Ohne IBAN trägt der Beleg das Kennzeichen „IBAN fehlt – bitte nachfragen".

Eigenbeleg erstellen

Wenn kein Beleg existiert – Trinkgeld, Parkautomat, verlorener Kassenzettel –, erzeugt Eigenbeleg erstellen einen Ersatzbeleg.

Felder: Sonstige Ausgabe oder Sonstige Einnahme, Genaue Beschreibung, Datum der Zahlung, Betrag – und ein Unterschriftsfeld, das sich „Mit Maus/Trackpad oder Finger" unterschreiben lässt.

:::caution Eigenbelege sind die Ausnahme Ein Eigenbeleg ist steuerlich zulässig, aber er fällt bei jeder Prüfung auf. Genaue Beschreibung, korrektes Datum, Unterschrift – und sparsam verwenden. :::

Buchung zuordnen

Ein Beleg allein ist nur ein Bild. Erst die Zuordnung zur Buchung schließt den Kreis.

Zwei Wege:

1. Aus dem Beleg heraus – eine passende Buchung suchen und verknüpfen.
2. Aus der Buchung heraus – dort schlägt die Anwendung Belege vor und markiert Betrag passt genau.

Ist ein Beleg schon verknüpft, steht dort „Dieser Beleg ist bereits einer Buchung zugeordnet." Zuordnung lösen trennt sie wieder.

Auslagen erstatten (SEPA-Sammelüberweisung)

Alle offenen Auslagen als SEPA-Sammelüberweisung herunterladen erzeugt eine pain.001-Datei für das Online-Banking.

Erzeugt eine pain.001-Datei zum Hochladen im Online-Banking. Überwiesen wird erst, wenn du sie dort freigibst.

Einzustellen sind Überweisung von Konto, Fällig am und Ausführung am – „Die Bank verlangt einige Banktage Vorlauf – im Zweifel etwas später ansetzen."

Alternativ kopierst du je Beleg Empfänger, Betrag und Verwendungszweck in die Zwischenablage (Überweisungsdaten kopiert).

:::info Die Datei überweist nichts Sie ist ein Auftrag, den ihr im Online-Banking hochladet und dort freigebt. Bis dahin ist kein Geld unterwegs. :::

Belege per Smartphone scannen

Belege scannen öffnet die Verwaltung der Zugangslinks.

Jede Person bekommt ihren persönlichen QR-Code bzw. Link mit PIN – „Auslagen & Belege deines Teams". Über Link kopieren, Link + PIN kopieren und QR-Code wird er verteilt; ↻ Link erneuern erzeugt einen neuen („Neuen Link erzeugen? Der alte QR-Code wird ungültig.").

Unter /belege-scan/:token fotografiert die Person ihren Kassenzettel und trägt Betrag und Zweck ein – ohne Konto. Der Beleg landet als ungeprüft in eurer Liste.

:::tip Der Weg, der wirklich funktioniert Ein Kassenzettel, der erst nach vier Wochen im Briefkasten landet, ist ein verlorener Kassenzettel. Der QR-Code am Schlüsselbund der Leitungsrunde erledigt das in dreißig Sekunden an der Kasse. :::