Neuerungen: Schnittstelle, Benachrichtigungen und ein Papierkorb
Drei Tage, siebzehn Änderungen. Der größte Brocken ist eine Schnittstelle für eigene Werkzeuge, dazu kommen Benachrichtigungen über mehrere Wege, ein zweiter Faktor per Authenticator-App und ein Papierkorb, der die teuerste Fehlbedienung im Eventbereich entschärft.
Schnittstelle für eigene Werkzeuge
Unter /api/v1 gibt es jetzt eine versionierte Schnittstelle mit 99 Endpunkten
über alle Module, lesend und schreibend. Damit lassen sich Termine auf der
Vereinswebsite anzeigen, eigene Anmeldetools anbinden oder Auswertungen bauen.
Der Zugang wird beantragt und freigeschaltet, nicht einfach eingeschaltet. Die Rechte greifen in zwei Stufen: Zuerst legt ihr je Bereich fest, ob die Schnittstelle dort aus, nur lesend oder lesend und schreibend arbeiten darf – das ist die vereinsweite Obergrenze. Darunter sitzen die Rechte des einzelnen Zugangsschlüssels. Wirksam ist die Schnittmenge. Stellt ihr einen Bereich zurück, verlieren bestehende Schlüssel ihre Rechte sofort, ohne dass jemand Schlüssel nachpflegen muss.
Für die Schlüssel selbst gilt:
- Ein Ablaufdatum ist Pflicht, höchstens sechs Monate.
- Der Schlüssel wird genau einmal angezeigt; gespeichert wird nur seine Prüfsumme.
- Erinnerungsmail 14 und 3 Tage vor Ablauf – damit die Website nicht an einem Dienstagmorgen unangekündigt aufhört, Termine anzuzeigen.
- Widerrufen statt löschen, damit das Protokoll lesbar bleibt.
- Ein Anfragen-Limit gilt je Schlüssel, nicht je Netzwerkadresse.
Bewusst nicht über die Schnittstelle möglich: Benutzer, Rollen, SSO, Zwei-Faktor, SMTP und Speicher ändern, Schlüssel verwalten, Kontoauszüge importieren, SEPA-Dateien erzeugen, Nachweis-Dateien lesen und Veranstaltungen endgültig löschen.
Jeder schreibende Zugriff landet im Aktivitätsprotokoll – mit demselben Feldvergleich wie eine Änderung aus der Oberfläche, nur unter dem Namen des Schlüssels statt eines Benutzers.
Benachrichtigungen
Neu im Profil: Je Ereignisart lässt sich einstellen, ob und wie oft ihr Bescheid bekommt – keine, sofort, 1× täglich oder 1× wöchentlich. Angeboten wird nur, wofür ihr das passende Recht habt: neue Belege, neue Event-Anmeldungen, neue Mitgliedschaftsanträge, bestätigte und gekündigte Mitgliedschaften.
Als Zustellwege stehen E-Mail, Telegram und Signal bereit; WhatsApp ist als geplant ausgewiesen. Gebündelte Läufe gehen täglich um 7:00 und montags um 7:15 Uhr hinaus.
Ein Tipp aus der Praxis: Bei einer Veranstaltung mit achtzig Anmeldungen bedeutet sofort achtzig Mails. 1× täglich liefert dieselbe Information in einer.
→ Benachrichtigungen im Profil
Zweiter Faktor per Authenticator-App
Neben dem Einmalcode per E-Mail gibt es jetzt TOTP – das Verfahren, das Google Authenticator, Microsoft Authenticator und alle anderen gängigen Apps sprechen.
Drei Details, die im Alltag zählen:
- Die Einrichtung läuft in zwei Schritten. Der Schlüssel gilt erst, wenn die App nachweislich einen gültigen Code liefert. Wer den QR-Code nie scannt oder abbricht, meldet sich weiter an wie bisher – niemand sperrt sich versehentlich aus.
- Ein Code gilt in seinen 30 Sekunden genau einmal. Wer ihn über die Schulter mitliest, kann ihn nicht nachnutzen.
- Wiederherstellungscodes gelten für beide Verfahren und überleben einen Wechsel. Bisher hätte der Wechsel von E-Mail auf App einen abgehefteten Ausdruck stillschweigend entwertet.
SMS steht als gesperrter Eintrag mit dem Hinweis Geplant daneben.
Papierkorb für Veranstaltungen
Löschen war im Eventbereich die teuerste Fehlbedienung: Ein Klick nahm alle Anmeldungen, Zahlungen, hochgeladenen Einverständnisse, Kommentare und die Historie mit – ohne Rückweg.
Löschen legt jetzt nur noch ab. Endgültig verschwindet eine Veranstaltung erst nach 30 Tagen. In der Liste gibt es dafür eine dritte Ansicht neben Aktiv und Archiv, mit Restlaufzeit und der Zahl der Anmeldungen, die am endgültigen Löschen hängen.
Die Frist ist bewusst fest und nicht einstellbar: Sie ist ein Sicherheitsnetz gegen Fehlklicks, keine Aufbewahrungsregel. Wie lange Teilnehmendendaten regulär gespeichert bleiben, entscheidet weiterhin die Aufbewahrung.
Und sie ist kein Ersatz für Archiv: archiviert heißt abgeschlossen, aber voll nutzbar – im Papierkorb heißt auf dem Weg raus. Eine Veranstaltung im Papierkorb ist überall sonst weg: Die öffentliche Anmeldeseite antwortet mit 404, Mails an sie finden keine Empfänger, und sie taucht weder in Abrechnung noch Kalkulation, Portal, Kalender-Feed oder Beiträgen auf.
Nachweise: eine Tabelle statt zwei Reiter
Die Aufteilung in Anstehend und Erbracht trennte, was zusammen gelesen wird: Wer wissen wollte, wie das Küchenteam vor dem Zeltlager dasteht, musste zwischen zwei Reitern springen und beide Zahlen im Kopf zusammenführen.
Jetzt gibt es eine durchgängige Tabelle und stattdessen Status-Chips mit Mehrfachauswahl, die sich frei kombinieren lassen. Die Suche greift auf Name, Mitgliedsnummer, E-Mail, Gruppe, Labels und Nachweis-Namen statt nur auf Vor- und Nachnamen; dazu kommt ein Filter nach Labels.
Am Handy war das Modul vorher teilweise unbedienbar. Das Zahnrad der Typ-Kacheln hing an einem Mouse-Over, das es auf Touchgeräten nicht gibt, und der Fälligkeitstext war auf schmalen Bildschirmen komplett ausgeblendet – in der Liste stand also nur ein Name ohne die Information, um die es geht. Beides ist jetzt dauerhaft sichtbar.
Der Export hat sich grundlegend geändert: Er lieferte bisher die gerade sichtbare Liste, war also je nach Reiter ein anderer Datensatz – und archivierte Stände fehlten ganz. Jetzt gibt es eine Zeile je Nachweis statt je Person, jeder frühere Stand als eigene Zeile mit dem Status Verlängert. Damit sind abgelaufene Juleica-Nummern früherer Jahre wieder auffindbar. Dazu die Spalten Nächste Fälligkeit und Angefordert am.
Eigene Textbausteine für Mails
Frei definierbare Platzhalter – Kontodaten, Treffpunkt, Ansprechpartner –, die sich in
Vorlagen und Mails wie die eingebauten verhalten: einmal pflegen, per Klick einsetzen,
zentral ändern. Ein Baustein darf dabei selbst Platzhalter enthalten, etwa {{verein}}
oder {{vorname}}; auch ein Baustein im Baustein funktioniert.
→ Mails
Neun kleinere Funktionen
In einem Zug umgesetzt:
| Funktion | Wofür |
|---|---|
| Spamschutz für die öffentlichen Formulare | Aufnahme-, Anmelde- und Ausleihformular |
| SEPA-Dateien | Lastschrift (pain.008) und Sammelüberweisung (pain.001) |
| Automatische Zahlungserinnerungen | mit mehreren Mahnstufen |
| Seitenumbruch im Anmeldeformular | lange Formulare werden lesbar |
| EPC-QR-Code in Mails | Überweisungsdaten direkt in die Banking-App |
| „Neu"-Markierung | Anmeldungen seit dem letzten Blick in die Liste |
| Testmail an die eigene Adresse | Vorlagen prüfen, bevor sie rausgehen |
| Gespeicherte Filter und Export-Vorlagen | wiederkehrende Auswertungen |
| UND/ODER-Verknüpfung der Filter | genauere Teilnehmerlisten |
Datenschutz
Datenauskunft je Person. Alle zu einer Person gespeicherten Daten lassen sich als Datei herunterladen – die Auskunft nach Art. 15 DSGVO bzw. § 17 KDG ist damit ein Klick statt einer Nachmittagsarbeit.
Datenschutzerklärung in zwei Fassungen. Es gibt jetzt Vorlagen für DSGVO und für KDG (katholische Träger); die Beschreibung der IP-Protokollierung wurde korrigiert. Beide bleiben Rohmaterial und keine Rechtsberatung – Verantwortlicher, Zweckbindung und Auftragsverarbeiter müsst ihr ergänzen.
Sicherheit
Passwörter von Dokument-Freigaben werden jetzt mit bcrypt gespeichert statt mit einem ungesalzenen SHA-256-Hash. Bestehende Links funktionieren weiter.
Unter der Haube
Kostenstellen umbenennen zieht die Bezeichnung jetzt in allen Tabellen der Buchhaltung mit. Der Dokumentenbereich zeigt einen Ladefehler an, statt einfach leer zu bleiben.
Das komplette Handbuch zu allen genannten Bereichen steht unter Handbuch.